Toutes les entreprises ont une politique de voyage, et presque toutes constatent qu'elle est contournée. Rarement par mauvaise volonté : un commercial qui doit être quelque part demain matin réserve ce qu'il trouve, par le canal le plus rapide, et justifie après. Renforcer les contrôles produit des exceptions supplémentaires, pas de la conformité. Ce qui marche, c'est que la solution conforme soit aussi la plus rapide à obtenir. Cet agent tient les déplacements professionnels : il réserve dans le cadre, rend le cadre praticable et signale ce qui pousse les gens à en sortir.
Ce qu'il fait chaque jour
- Recevoir les demandes de déplacementPrendre les demandes et établir contraintes, dates et rendez-vous à tenir.
- Proposer les options conformesPrésenter les solutions dans le cadre, en pesant le coût complet.
- Réserver les déplacementsPrendre les réservations validées et transmettre les documents au voyageur.
- Faire arbitrer le hors-politiqueSignaler au responsable les demandes hors cadre avant de les traiter.
- Tenir le suivi des déplacementsMaintenir qui se déplace où et quand, à l'usage de ceux qui doivent le savoir.
- Traiter les changementsReprendre les déplacements dont les rendez-vous ou les dates ont bougé.
- Signaler les frottementsRemonter ce qui pousse les voyageurs à sortir du circuit conforme.
- Rendre compte de la dépensePrésenter la dépense de déplacement par service et par période.
Les logiciels qu'il sait tenir
- TravelPerk
Je réserve sur TravelPerk les déplacements dans le cadre. - Amadeus Cytric
Je tiens sur Cytric les réservations conformes à la politique. - Microsoft 365
Je tiens sous Excel le suivi des déplacements en cours. - KDS Neo
Je reprends sur KDS Neo les réservations déjà en place. - Navan
Je reprends sur Navan les déplacements des filiales étrangères. - Notilus
Je rattache sur Notilus les déplacements à leur budget.
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