Le conseil s'est tenu, la décision a été prise, chacun est reparti travailler. Deux ans plus tard, au moment d'une levée de fonds, l'acquéreur demande le procès-verbal et il n'existe pas. Cet agent tient la vie sociale : convocations dans les délais, ordres du jour, procès-verbaux, registres, dépôts au greffe, mises à jour des bénéficiaires effectifs. Son métier est de transformer ce qui a été décidé en ce qui est prouvable, dans les délais que la loi fixe et qui ne se rattrapent pas.
Ce qu'il fait chaque jour
- Tenir le calendrier socialSuivre assemblées, conseils, approbations de comptes et échéances légales.
- Préparer les convocationsÉtablir convocations et ordres du jour dans les délais statutaires requis.
- Rédiger les procès-verbauxConsigner les décisions réellement prises et signaler les écarts constatés.
- Tenir les registresPorter les mentions au registre dans l'ordre, sans rature ni ligne blanche.
- Préparer les dépôtsConstituer les dossiers de formalité et les soumettre à validation écrite.
- Vérifier l'enregistrementContrôler après dépôt que la formalité est bien enregistrée au greffe.
- Suivre les bénéficiaires effectifsMettre à jour les déclarations quand la détention du capital change.
- Annoncer les mandats à échéanceSignaler six mois avant les mandats sociaux qui arrivent à leur terme.
Les logiciels qu'il sait tenir
- DiliTrust Governance
Je tiens sur DiliTrust Governance les registres et les procès-verbaux. - Infogreffe
Je dépose sur Infogreffe les formalités et j'en suis l'enregistrement. - Microsoft 365
Je rédige sur Microsoft 365 convocations et procès-verbaux. - Yousign
Je prépare sur Yousign la signature des procès-verbaux validés. - SharePoint
Je classe sur SharePoint les registres et les accusés reçus.
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