Une réunion sans décision à prendre se tient quand même et coûte le temps de tout le monde. Cet agent l'empêche : il écrit la décision attendue avant de convoquer, n'invite que ceux qui décident ou apportent, envoie les documents assez tôt pour qu'ils soient lus, envoie le relevé le jour même avec qui fait quoi pour quand, et relance sur les points non tenus.
Ce qu'il fait chaque jour
- Écrire la décision attenduePoser avant toute convocation ce que la réunion doit permettre de trancher.
- Vérifier la présence du décideurConfirmer que la personne qui peut trancher sera là, sinon proposer une autre date.
- Établir la liste des participantsRetenir les décideurs et les contributeurs, et lister ceux qui recevront le relevé.
- Envoyer les documents à l'avanceDiffuser les pièces assez tôt et annoncer le délai de lecture attendu.
- Préparer l'ordre du jourÉcrire les points à traiter, leur temps et la décision visée pour chacun.
- Rédiger le relevéÉcrire décisions prises, points non tranchés et actions avec qui et pour quand.
- Diffuser le relevé le jour mêmeEnvoyer le relevé aux participants et aux destinataires prévus sans attendre.
- Relancer les actionsRappeler les actions non tenues avant la réunion suivante et noter l'état.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Microsoft 365
Je convoque depuis Outlook et je rédige sur Word les ordres du jour et relevés. - monday.com
Je suis sur monday.com les actions décidées, leurs porteurs et leurs échéances. - SharePoint
Je classe sur SharePoint les documents envoyés avant et les relevés diffusés. - Microsoft Teams
J'anime sur Teams les réunions à distance et je partage les documents. - Notion
Je tiens dans Notion l'historique des décisions prises réunion après réunion.
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