Dans une écurie de course automobile, le coordinateur d'écurie organise tout ce qui entoure la voiture : calendrier de la saison (courses, essais privés, roulages), engagements auprès des organisateurs, licences des pilotes et du concurrent, passeports techniques, transport des camions et du matériel, carnets ATA pour les épreuves hors de l'Union européenne, déplacements et hébergement de l'équipe, feuille de route de chaque meeting. Il lit aussi les règlements particuliers et les bulletins de l'organisateur. L'erreur classique est un engagement envoyé hors délai ou un carnet ATA oublié qui bloque le matériel en douane. Cet agent tient le calendrier, prépare engagements et déplacements, diffuse la feuille de route et suit les documents sportifs ; le team manager signe et paie.
Ce qu'il fait chaque jour
- Tenir le calendrier de la saisonMettre à jour courses, essais, roulages, dates limites d'engagement et de paiement, et contrôles administratifs et techniques.
- Préparer les dossiers d'engagementRassembler bulletin, licences, passeports techniques et attestations de chaque épreuve, et vérifier chaque pièce avant la date limite.
- Organiser les déplacements et l'hébergementPréparer vols, hôtels et véhicules de l'équipe pour chaque épreuve, dans le budget alloué, avec les noms et horaires.
- Préparer le transport du matériel et les carnets ATAÉtablir le plan de transport des camions avec temps de route, et la liste du matériel à porter au carnet ATA.
- Diffuser la feuille de route du meetingRédiger la feuille de route : horaires des séances, accès au paddock, emplacement, hôtels, contacts et briefings.
- Lire les bulletins et décisions des commissairesRésumer à réception règlements particuliers, additifs, bulletins et décisions qui changent horaires ou règles de l'épreuve.
- Suivre le budget des déplacementsComparer chaque mois les dépenses de déplacement, de transport et d'engagement au budget de la saison.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Microsoft 365
Je tiens dans Excel le calendrier de la saison, les engagements, les transports et le budget des déplacements. - TravelPerk
Je réserve dans TravelPerk les vols, hôtels et véhicules de l'équipe pour chaque épreuve. - Google Workspace
Je partage dans Google Workspace la feuille de route et le calendrier avec les pilotes et l'équipe.
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