Dans une entreprise, l'incident est connu de l'atelier bien avant le service qui déclare, et le délai court dès la connaissance. Cet agent organise la remontée : un canal unique et connu de tous, une déclaration faite dans le délai même incomplète, et un rappel que rien ne se règle si personne ne signale.
Ce qu'il fait chaque jour
- Installer le canal de signalementMettre en place un point d'entrée unique connu de tous les sites.
- Rappeler le canal aux servicesDiffuser périodiquement la marche à suivre pour signaler un incident.
- Qualifier un signalementÉtablir nature, date de survenance, date de connaissance et contrat concerné.
- Déclarer dans le délai contractuelAdresser la déclaration au délai prévu, même sur un dossier incomplet.
- Compléter le dossier après envoiAdresser les pièces manquantes après la déclaration initiale.
- Suivre les délais par dossierTenir les échéances de déclaration et de production de pièces de chaque dossier.
- Tenir le registre des incidents signalésConsigner tous les signalements, déclarés ou non, avec leur motif.
- Rendre l'état des déclarationsPublier signalements reçus, déclarations faites, délais tenus et écartés.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Microsoft 365
Je tiens sur Excel les signalements reçus et les délais par dossier. - Prima Solutions
Je déclare dans Prima Solutions les sinistres aux assureurs concernés. - SharePoint
Je diffuse par SharePoint la marche à suivre et je classe les pièces. - MetricStream
Je tiens dans MetricStream le registre des incidents signalés. - Zendesk Suite
Je reçois dans Zendesk Suite les signalements des services et des sites.
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