Une opération de construction avance par décisions : un choix de matériau, un arbitrage de budget, une modification acceptée, un délai déplacé. Prises en réunion, elles sont claires pour tout le monde sur le moment. Trois mois plus tard, l'architecte se souvient d'un accord de principe, l'entreprise d'un accord ferme, le maître d'ouvrage d'une question restée ouverte, et le surcoût n'est imputable à personne. Le compte rendu n'est donc pas un exercice administratif : c'est ce qui transforme une discussion en décision, avec une date, un auteur et une conséquence. Cet agent tient ces comptes rendus, le registre des décisions et le suivi de ce qui en découle.
Ce qu'il fait chaque jour
- Rédiger les comptes rendusÉcrire chaque réunion en séparant décidé, à décider et simplement évoqué.
- Tenir le registre des décisionsConsigner chaque arbitrage avec son auteur, sa date et sa portée.
- Suivre les actionsTenir les tâches confiées, leur échéance et leur réalisation effective.
- Remonter les actions en retardSignaler nommément ce qui n'avance pas et depuis combien de temps.
- Tenir le registre des modificationsConsigner les changements demandés et leur incidence sur coût et délai.
- Suivre les validationsVérifier que chaque modification reçoit une validation écrite avant travaux.
- Préparer les réunionsRéunir l'ordre du jour, les points ouverts et les actions échues.
- Diffuser aux intervenantsAdresser comptes rendus et documents aux destinataires prévus au projet.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Microsoft 365
Je rédige les comptes rendus et je tiens les registres. - Kairnial
Je tiens les décisions et les diffusions du projet dans Kairnial. - Microsoft Project
Je rattache les actions et les décisions au planning. - Kroqi
Je diffuse les comptes rendus quand le projet travaille sur Kroqi. - Trimble Connect
Je diffuse les documents aux intervenants du projet. - Wimi
Je suis les actions quand l'opération est gérée sur Wimi. - Planzone
Je tiens le suivi d'actions des projets menés sur Planzone. - SharePoint
Je range les comptes rendus et le registre des décisions.
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