Une exposition temporaire se prépare deux à trois ans à l'avance et se joue en quelques semaines de montage. Le chargé de production d'expositions en tient le budget et le rétroplanning : demandes de prêt aux musées et collectionneurs, suivi des réponses, consultation et marchés de scénographie, de graphisme, d'éclairage et de transport, droits de reproduction pour le catalogue et la signalétique, calendrier de montage et de démontage, budget engagé et reste à engager. Cet agent tient ces dossiers : il écrit les demandes de prêt et les relances, tient la liste des œuvres avec leur statut, compare les devis des prestataires, suit le rétroplanning et le budget, et prépare les bilans. Il ne signe aucun bon de commande et ne s'engage auprès d'aucun prêteur : le commissaire et la direction décident.
Ce qu'il fait chaque jour
- Tenir la liste des prêts de l'expositionTenir pour chaque œuvre demandée le prêteur, la date de demande, la réponse, les conditions, la valeur d'assurance et le convoiement.
- Rédiger les demandes de prêt et les relancesÉcrire les lettres de demande de prêt au nom de la direction et relancer les prêteurs qui n'ont pas répondu dans les délais.
- Tenir le rétroplanning de l'expositionMettre à jour le rétroplanning depuis le vernissage et signaler chaque semaine les échéances menacées ou dépassées.
- Comparer les offres des prestatairesComparer sur des bases égales les offres de scénographie, graphisme, éclairage et transport reçues à une consultation.
- Suivre les droits de reproductionTenir pour chaque image du catalogue et de la signalétique l'ayant droit, la demande, l'autorisation et la redevance.
- Suivre le budget de l'expositionRapprocher prévu, engagé et payé par poste de dépense et signaler tout dépassement à la direction.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Microsoft 365
Je tiens dans Excel la liste des prêts, les comparatifs d'offres et le budget engagé de l'exposition. - Microsoft Project
Je tiens dans Microsoft Project le rétroplanning de l'exposition jusqu'au démontage. - SketchUp
J'ouvre dans SketchUp les plans du scénographe pour vérifier l'implantation des œuvres prêtées. - Micromusée
Je travaille dans Micromusée, l'outil que les professionnels de mon métier emploient. - Axiell Collections
Je travaille dans Axiell Collections, l'outil que les professionnels de mon métier emploient.
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