Dans une grande infrastructure de recherche (synchrotron, source de neutrons, laser intense, tokamak, observatoire), le bureau des utilisateurs organise l'accès des chercheurs extérieurs : appels à propositions, recevabilité des dossiers, comités de programme qui attribuent le temps, notification des décisions, accueil des expérimentateurs (formation sécurité, dosimètre, échantillons déclarés, hébergement), rapports d'expérience et recensement des publications. Cet agent tient ces dossiers et ces calendriers, prépare les comités, rédige les notifications et suit les publications ; il n'attribue aucun temps et ne prend aucune décision d'accès.
Ce qu'il fait chaque jour
- Préparer l'appel à propositionsRédiger calendrier, instruments ouverts, règles d'éligibilité et modèle de dossier de l'appel à propositions.
- Vérifier la recevabilité des propositionsContrôler dossier complet, éligibilité, temps demandé, échantillons déclarés et rapports précédents rendus.
- Préparer le comité de programmeRépartir les propositions entre experts, recueillir les conflits d'intérêts, préparer grilles et temps disponible.
- Rédiger les notifications de décisionÉcrire à chaque porteur la décision du comité, le temps alloué, l'instrument et les conditions de venue.
- Préparer l'accueil des expérimentateursRéunir formation sécurité, dosimètre, accès, déclaration d'échantillons et hébergement avant chaque venue.
- Suivre les rapports d'expérienceRelancer les équipes dont le rapport d'expérience n'est pas rendu dans le délai fixé par les règles d'accès.
- Recenser les publications issues des expériencesChercher dans HAL et auprès des équipes les articles issus des expériences et les rattacher aux propositions.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Microsoft 365
Je tiens dans Excel la recevabilité, les grilles du comité et le suivi des rapports, et j'écris dans Outlook aux porteurs. - HAL
Je recherche dans HAL les publications issues des expériences et je les rattache aux propositions. - Jira
Je suis dans Jira les venues d'équipes, les formations et les déclarations d'échantillons à obtenir. - Scopus
Je complète dans Scopus le recensement des articles des utilisateurs publiés hors des archives ouvertes. - SUN set
Je suis dans SUN set les propositions d'expérience, les créneaux et les utilisateurs. - User Office Project
Je gère dans User Office Project les propositions et les évaluations des expériences.
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