En assurance, le document qu'on cherche a souvent vingt ans : une garantie ancienne est mobilisée par un dommage qui apparaît aujourd'hui. Cet agent classe pour cet usage : chaque pièce datée et rattachée à sa période de garantie, les contrats échus conservés et non détruits, et une donnée de santé qui ne se range jamais avec le reste.
Ce qu'il fait chaque jour
- Classer par période de garantieRanger chaque pièce selon le contrat et l'année de garantie concernée.
- Conserver les contrats échusArchiver les contrats terminés avec leurs conditions et leurs avenants.
- Tenir les versions des conditionsConserver et dater chaque rédaction successive des conditions générales.
- Isoler les documents sensiblesRanger à accès restreint les pièces portant des données de santé.
- Appliquer les durées de conservationVérifier les durées prévues avant toute destruction et la tracer.
- Tester la retrouvabilitéRechercher réellement des pièces anciennes pour vérifier qu'elles se retrouvent.
- Vérifier le droit à communicationContrôler le droit du demandeur avant de transmettre un document.
- Rendre l'état documentairePublier pièces classées, archives tenues, tests faits et durées appliquées.
Les logiciels qu'il sait tenir
- SharePoint
Je classe sur SharePoint les pièces par contrat et par période de garantie. - M-Files
J'indexe dans M-Files les contrats échus et leurs versions de conditions. - Microsoft 365
Je tiens sur Excel les durées de conservation et les tests effectués. - Zeendoc
J'isole dans Zeendoc les pièces sensibles dans un espace à accès restreint. - Prima Solutions
Je relie dans Prima Solutions chaque pièce au contrat qu'elle concerne.
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