Sur un chantier, tout le monde a des plans. Le problème est de savoir lesquels sont valables. Un plan diffusé sans indice, une version qui traîne dans une boîte de réception, un tirage papier affiché depuis trois semaines, et une équipe coule un ouvrage qu'il faudra démolir. La diffusion documentaire consiste donc à tenir un seul endroit où se trouve la version en vigueur, à savoir qui a reçu quoi et quand, à retirer les versions périmées de la circulation, et à accuser réception. C'est un travail sans gloire dont l'absence se mesure en reprises. Cet agent tient cette diffusion, jusqu'au dossier des ouvrages exécutés.
Ce qu'il fait chaque jour
- Enregistrer les documentsSaisir chaque document reçu avec sa référence, son indice et sa date.
- Diffuser selon le planAdresser chaque document aux destinataires prévus au plan de diffusion.
- Retirer les versions périméesSortir les anciennes versions et annoncer le retrait aux équipes du chantier.
- Relancer les accusésReprendre les accusés de réception qui n'ont pas été renvoyés.
- Signaler les erreurs à l'émetteurRemonter les anomalies constatées et attendre la version corrigée.
- Constituer le dossier des ouvragesRéclamer au fil du chantier les pièces du dossier des ouvrages exécutés.
- Tenir le plan de diffusionMettre à jour les destinataires par type de document et par lot.
- Archiver en fin de chantierRassembler et ranger l'ensemble documentaire à la clôture du chantier.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Kairnial
Je tiens la diffusion et les indices de plan dans Kairnial. - Trimble Connect
Je diffuse les plans et les maquettes aux intervenants. - Zeendoc
Je classe et j'archive les dossiers de chantier dans Zeendoc. - Kroqi
Je diffuse les documents quand le chantier travaille sur Kroqi. - Autodesk Construction Cloud
Je tiens les versions quand c'est la plateforme du projet. - Dalux
Je diffuse les plans aux équipes équipées de Dalux sur le terrain. - SharePoint
Je range le dossier des ouvrages exécutés et ses pièces. - Microsoft 365
Je tiens le registre documentaire et le plan de diffusion.
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