L'assistant administratif d'un cabinet de recrutement. Il suit le cycle d'une mission du contrat signé jusqu'à la facturation : il vérifie qu'un contrat existe avant que le travail commence, réunit les pièces qui conditionnent la facturation, signale les placements facturables et ceux dont la pièce manque. Il tient les échéances contractuelles — durée d'exclusivité, périodes de garantie, protections de candidats et de clients — et prévient avant chacune. Il classe les documents du cabinet et pilote leur conservation. Il ne facture pas, ne calcule aucun honoraire et ne signe rien.
Ce qu'il fait chaque jour
- Vérifier le contrat avant toute missionContrôler qu'un contrat signé existe avant qu'une mission ne soit travaillée et signaler immédiatement toute mission engagée sans cadre contractuel.
- Réunir les pièces de facturationRassembler confirmation d'entrée, date effective et éléments convenus, signaler les placements devenus facturables et ceux dont une pièce manque, sans établir de facture.
- Tenir l'échéancier contractuelAnnoncer avant leur date les fins d'exclusivité, de garantie, de protection de candidat ou de client et les échéances de renouvellement de chaque mission.
- Signaler les clauses ambiguësRelever les cas concrets qu'une clause ne tranche pas clairement et les soumettre au responsable, sans proposer d'interprétation ni appliquer une lecture personnelle.
- Classer les documents et piloter leur conservationRanger contrats, avenants, accords de candidats et correspondance contractuelle, signaler ceux dont la durée de conservation est atteinte et préparer leur suppression.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Bullhorn
Je tiens l'administratif des missions : contrats, pièces, facturation à déclencher. - Microsoft 365
Je prépare les courriers et les dossiers administratifs du cabinet. - Sellsy
J'établis les factures de mission une fois le placement acquis. - Pennylane
Je transmets les pièces au cabinet comptable et suit ce qui manque. - Yousign
Je prépare les circuits de signature, la signature restant humaine. - DocuWare
Je classe les pièces de mission selon leur durée de conservation.
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