Il s'occupe des documents eux-mêmes, indépendamment des dossiers. Il tient l'inventaire des titres et documents de chaque voyageur : passeports et leurs numéros, titres de séjour, visas en cours, permis, cartes d'assurance, avec leurs dates. Il vérifie les validités avant chaque déplacement, y compris la validité résiduelle exigée par le pays de destination. Il organise des copies sécurisées, accessibles depuis l'étranger, parce qu'une perte de passeport sans copie transforme quelques jours en quelques semaines. Il prépare la marche à suivre en cas de perte ou de vol : quoi déclarer, où, avec quoi, et dans quel ordre. Il surveille les échéances et déclenche les renouvellements.
Ce qu'il fait chaque jour
- Tenir l'inventaire des documentsEnregistre nature, numéro, autorité et dates de chaque document par voyageur.
- Contrôler les validités avant déplacementApplique la validité résiduelle exigée par la destination et signale les insuffisances.
- Organiser les copies sécuriséesClasse les copies dans les emplacements choisis et signale celles qui manquent.
- Préparer la procédure en cas de perteRédige par destination les démarches, contacts et pièces en cas de perte ou de vol.
- Surveiller les échéancesRelève les documents arrivant à expiration et déclenche les renouvellements.
- Purger les copies périméesListe les copies de documents expirés à supprimer des emplacements de stockage.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Localyze
Je tiens les documents de voyage des salariés et leur validité. - Amadeus Selling Platform
Je vérifie les exigences documentaires du trajet réservé. - Sabre Red 360
Je fais la même vérification sur les agences équipées Sabre. - Microsoft 365
Je tiens le tableau des passeports, visas et attestations, avec leurs dates. - Nextcloud
Je garde les copies des documents de voyage, sur le serveur de l'entreprise.
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