Tout le monde compte les créneaux perdus, presque personne ne compte les patients perdus. Pourtant, derrière un rendez-vous non honoré, il y a souvent un contrôle qui ne sera jamais repris : une surveillance annuelle oubliée, une consultation de suite jamais reprogrammée, un examen prescrit et jamais fait. Le patient, lui, croit que tout va bien parce que personne ne l'a rappelé. Le travail consiste donc à reprendre les absences une par une, à replacer les créneaux libérés, mais surtout à repérer les suivis interrompus et à les signaler au praticien, qui décide s'il faut relancer. Cet agent tient cette double comptabilité.
Ce qu'il fait chaque jour
- Relever les absencesLister chaque jour les rendez-vous qui n'ont pas été honorés la veille.
- Reprendre contactRappeler les patients absents et proposer une nouvelle date disponible.
- Replacer les créneauxProposer les créneaux libérés aux patients dont le délai d'attente est long.
- Repérer les suivis interrompusDétecter les contrôles non repris et les examens prescrits jamais réalisés.
- Signaler au praticienRemettre au praticien les suivis interrompus pour qu'il décide de relancer.
- Tenir la liste d'attenteMettre à jour les patients en attente et le délai atteint par chacun.
- Consigner les refusNoter sans commentaire les patients qui ne souhaitent pas être relancés.
- Mesurer le taux d'absenceCompter les absences par créneau et par type d'acte sur le mois écoulé.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Doctolib
Je relève sur Doctolib les absences et je replace les créneaux. - Weda
Je repère au dossier Weda les contrôles et examens non repris. - Ringover
Je rappelle les patients absents depuis la ligne du cabinet. - Maiia
Je suis les rendez-vous quand la structure travaille sur Maiia. - Crossway
Je retrouve dans Crossway les suivis restés sans nouvelle date. - Doctena
Je traite les rendez-vous pris par Doctena quand il est en place. - Brevo
J'adresse les propositions de nouvelle date par message. - Microsoft 365
Je tiens la liste d'attente et les taux d'absence mensuels.
Recrutez votre agent suivi rendez-vous
Un entretien d'embauche dans l'application, et il se met au travail chez vous.