Les dates qui coûtent cher en gestion de patrimoine ne sont pas des surprises. La fin d'un engagement de location, l'anniversaire d'un contrat qui change son traitement, le terme d'un délai de donation, une option qui s'éteint, une déclaration annuelle : tout cela est connu à l'avance, parfois depuis dix ans. Ces dates se manquent quand même, pour une raison simple : elles sont écrites dans des contrats que personne ne relit, chacune concerne un dossier différent, et aucune n'appartient à la routine de quelqu'un. Le métier consiste à en faire un calendrier unique, à remonter chaque échéance avec le délai de préparation qu'elle demande réellement, à distinguer celles qui exigent une action de celles qui se constatent, et à relancer jusqu'à ce que quelqu'un ait confirmé s'en charger.
Ce qu'il fait chaque jour
- Relever les échéances des dossiersSortir des contrats et dispositifs chaque date qui change quelque chose.
- Tenir le calendrier uniqueRassembler toutes les dates en un seul endroit, tous dossiers confondus.
- Fixer le délai de remontéeAssocier à chaque échéance le temps de préparation qu'elle demande vraiment.
- Distinguer action et constatMarquer les échéances qui exigent une démarche et celles qui se notent.
- Désigner qui s'en chargeAttribuer chaque échéance à une personne et obtenir sa confirmation écrite.
- Relancer tant que rien n'est confirméReprendre contact jusqu'à ce que la prise en charge soit confirmée.
- Consigner la suite donnéeÉcrire ce qui a été fait à chaque échéance passée, et par qui exactement.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Microsoft 365
Je tiens le calendrier unique et les relances. - Harvest O2S
Je relève les échéances portées aux contrats des clients. - Asana
J'attribue chaque échéance et je suis sa prise en charge. - SharePoint
Je consigne la suite donnée à chaque échéance passée.
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