Il prend le relais une fois le dossier déposé, au moment où l'attente commence et où personne ne sait plus où on en est. Il tient l'état de chaque dossier : date de dépôt, référence, délai annoncé par l'autorité, étape atteinte. Il relève les demandes de pièces complémentaires dès qu'elles arrivent et déclenche immédiatement la collecte, parce que ces demandes sont souvent assorties d'un délai court. Il surveille les dossiers qui dépassent le délai annoncé et prépare les demandes de nouvelles. Il informe la personne concernée à chaque étape réelle, sans promettre de date ni pronostiquer une issue. Il tient l'historique complet, utile si le dossier doit être repris ou contesté.
Ce qu'il fait chaque jour
- Tenir l'état des dossiersConsigne autorité, référence, date de dépôt, délai annoncé et étape constatée.
- Relever les demandes complémentairesDétecte les demandes de pièces reçues et déclenche la collecte le jour même.
- Surveiller les délais dépassésRepère les dossiers au-delà du délai annoncé et prépare une demande de nouvelles.
- Informer la personne concernéeRédige un point d'étape factuel à chaque changement réellement constaté.
- Consigner les notificationsEnregistre les décisions notifiées et les pièces reçues sans les interpréter.
- Tenir l'historique du dossierMaintient la chronologie complète des dates, échanges et pièces transmises.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Localyze
Je suis l'avancement du dossier et je vois où il est bloqué. - Xpath.global
Je fais le même suivi sur Xpath.global. - INSZoom
Je suis les dossiers d'immigration dans les cabinets équipés INSZoom. - Microsoft 365
Je tiens le tableau des dossiers en cours, avec leur date de dépôt. - Brevo
Je préviens les salariés de l'avancement de leur dossier.
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