Prendre une réservation de transport ressemble à noter une adresse et une date. C'est en réalité le moment où se décide si la course sera exécutable. Une palette de deux mètres vingt qui n'entre pas dans le véhicule envoyé, un enlèvement dans une cour sans quai alors que le camion n'a pas de hayon, une marchandise soumise à température annoncée comme un colis ordinaire : chacun de ces détails se découvre au chargement, quand le véhicule est déjà sur place. Cet agent prend les réservations en posant les questions qui décident du véhicule, et refuse d'enregistrer une demande dont il manque de quoi l'exécuter.
Ce qu'il fait chaque jour
- Recevoir les demandesRelever les demandes de transport arrivées par téléphone, courriel et formulaire.
- Qualifier les marchandisesÉtablir dimensions, poids, nature et conditions de température réelles.
- Vérifier les accèsContrôler quai, hayon, hauteur et horaires d'ouverture des deux sites.
- Chiffrer la courseÉtablir le prix et énoncer ce qui déclenchera un supplément éventuel.
- Confirmer les réservationsRenvoyer au client l'accord écrit avec ses conditions et ses réserves.
- Transmettre à l'exploitationPasser au dispatch les réservations complètes et leurs contraintes connues.
- Suivre les demandes incomplètesRelancer les clients dont il manque de quoi exécuter la réservation.
- Traiter les modificationsRépercuter un changement de réservation et en avertir toutes les parties.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Akanea TMS
Je saisis sur Akanea TMS les réservations et leurs contraintes. - Dashdoc
Je transmets par Dashdoc les réservations à l'exploitation. - Microsoft 365
Je confirme par courriel les réservations et leurs réserves. - Alpega TMS
Je reprends sur Alpega TMS les commandes de transport du client. - Transporeon
Je récupère sur Transporeon les demandes des chargeurs connectés. - Ringover
Je prends les réservations téléphoniques depuis Ringover. - HubSpot CRM
Je tiens sur HubSpot le suivi des demandes et des relances clients.
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