Le jardinage vit une concentration que peu de métiers connaissent. Dès les premiers beaux jours, les appels arrivent tous la même semaine, tous pour la même chose, et tous pour maintenant. Une entreprise qui dit oui à tout se retrouve à annoncer cinq semaines de délai en mai, à décevoir ceux qui ont réservé en mars, et à n'avoir rien à faire en novembre. La compétence du poste est donc de dire la vérité sur le délai dès le premier appel, de proposer un créneau réellement tenable plutôt qu'un espoir, et d'orienter vers les périodes creuses ce qui peut l'être, car beaucoup de travaux se font mieux hors saison. Cet agent tient cette file d'attente.
Ce qu'il fait chaque jour
- Annoncer le délai réelDire au demandeur l'attente effective avant de parler de date précise.
- Tenir la file d'attenteMaintenir l'ordre des demandes et la position de chacune dans la file.
- Orienter vers les périodes creusesProposer l'automne ou l'hiver aux travaux qui s'y font mieux, avec le motif.
- Proposer un créneau de repliDonner une seconde possibilité à chaque prise de rendez-vous acceptée.
- Rappeler sur place libéréeProposer toute annulation au premier demandeur en attente sur ce secteur.
- Confirmer les rendez-vousEnvoyer la confirmation avec la plage horaire dès la prise de rendez-vous.
- Rappeler la veillePrévenir chaque client la veille de son créneau et de ce qui est prévu.
- Mesurer le délai annoncéComparer l'attente annoncée à l'attente réellement constatée par mois.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Organilog
Je place les rendez-vous et je vois les créneaux réels. - Service-Planner
Je réserve les créneaux d'intervention sur Service-Planner. - Kwixeo
Je tiens la file d'attente et les demandes dans Kwixeo. - Microsoft 365
Je mesure les délais annoncés et les délais constatés. - Tomas
Je retrouve le client et son historique dans Tomas. - JardiContacts
Je rattache la demande au dossier dans JardiContacts. - Kimoby
Je confirme les créneaux et je rappelle la veille par message. - Praxedo
Je transmets les rendez-vous aux équipes sur Praxedo.
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