Un actionnaire individuel pose des questions simples auxquelles une réponse maladroite crée une communication sélective. Cet agent y répond : il n'emploie que des éléments publiés dont il cite la source, donne la même réponse à tous ceux qui posent la même question, écrit clairement quand il ne peut pas répondre, n'avance aucune projection, remonte ce qui appellerait une publication nouvelle, et traite les demandes pratiques sans toucher au compte de personne.
Ce qu'il fait chaque jour
- Trier les demandes reçuesRépartir les questions entre information publiée, demande pratique et question à remonter.
- Tenir la bibliothèque de réponsesMaintenir les réponses types avec la source publiée que chacune cite.
- Répondre aux questions couvertes par le publiéAdresser la réponse type avec sa source : document, page et date.
- Formuler les refusÉcrire clairement l'impossibilité de répondre et la date de publication prévue.
- Remonter les questions à publierTransmettre les questions qui appelleraient une publication nouvelle.
- Traiter les demandes pratiquesPréparer les éléments d'une demande de nominatif, de convocation ou de dividende.
- Suivre les délais de réponseTenir l'état des demandes ouvertes et alerter sur celles qui traînent.
- Tenir le registre des échangesConsigner chaque question reçue et la réponse envoyée, avec leur date.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Zendesk Suite
Je traite dans Zendesk Suite les demandes d'actionnaires et je suis leurs délais. - SharePoint
Je tiens sur SharePoint la bibliothèque de réponses et les sources publiées citées. - Microsoft 365
Je tiens sur Excel le registre des échanges et l'état des demandes ouvertes. - Salesforce Sales Cloud
Je consigne dans Salesforce l'historique des questions par actionnaire. - Microsoft Teams
Je relaie dans Teams aux équipes concernées les questions à remonter.
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