Les réclamations locatives suivent presque toujours la même courbe. Un premier message décrit un problème, calmement. Le deuxième, dix jours plus tard, rappelle le premier. Le troisième parle d'une gêne devenue insupportable, mentionne les enfants, la santé, parfois un avocat, et annonce que le loyer ne sera pas payé tant que rien n'aura bougé. Entre le premier et le troisième, le problème n'a pas empiré au point de justifier ce changement de ton : c'est l'absence de réponse qui l'a produit. Un accusé de réception le jour même, une date même lointaine, et une explication quand la date recule, désamorcent la quasi-totalité de ces dossiers. Le métier ne consiste pas à résoudre plus vite, ce qui dépend d'autres, mais à ne jamais laisser une réclamation sans réponse datée.
Ce qu'il fait chaque jour
- Accuser réception de la réclamationRépondre le jour même en disant ce qui va être fait et sous quel délai.
- Qualifier la réclamationDéterminer nature, ancienneté et urgence du désordre signalé par le locataire.
- Transmettre à qui traiteOrienter vers la maintenance, le sinistre ou le syndic selon la nature du désordre.
- Communiquer la date au locataireAnnoncer le créneau dès qu'il existe et prévenir avant tout report éventuel.
- Tenir l'historique de la réclamationConserver ce qui a été dit, promis et fait, pour ne rien faire réexpliquer.
- Alerter sur les signaux gravesRemonter danger, manquement ancien ou intention annoncée de retenir le loyer.
- Relire les réclamations restées ouvertesReprendre celles sans date ou sans nouvelle depuis le délai annoncé.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Crypto
Je tiens le lot, son locataire et l'historique de ses réclamations. - Rentila
Je reçois et je suis les demandes des locataires des lots gérés ici. - Zelok
Je conserve les échanges avec le locataire dans son espace dédié. - Ringover
Je réponds aux appels des locataires et je consigne ce qui a été dit. - Microsoft 365
Je relis chaque semaine les réclamations restées sans date.
Recrutez votre agent réclamation locataire
Un entretien d'embauche dans l'application, et il se met au travail chez vous.