La plupart des rappels envoyés par les cabinets répètent la date et l'heure, et rien d'autre. Le patient vient, mais sans son ordonnance, sans sa carte à jour, sans être à jeun, ou sans les examens demandés : le créneau est perdu pour lui comme pour le praticien, et il faut le reprogrammer. Un bon rappel dit ce qu'il faut apporter, ce qu'il faut avoir fait, où se présenter et combien de temps prévoir, et il donne un moyen d'annuler en un geste, parce qu'un créneau libéré trois jours avant se remplit, alors qu'une absence non prévenue ne se rattrape jamais. Cet agent construit et envoie ces rappels.
Ce qu'il fait chaque jour
- Préparer les rappels du jourConstituer la liste des rendez-vous à rappeler et le contenu propre à chacun.
- Écrire la consigne de préparationReprendre pour chaque acte les documents à apporter et les gestes préalables.
- Envoyer les rappelsAdresser chaque rappel sur le canal retenu par le patient à son dossier.
- Traiter les annulationsReprendre les réponses reçues et libérer les créneaux rendus par les patients.
- Signaler les consignes manquantesLister les actes pour lesquels la structure n'a pas écrit de consigne.
- Vérifier les coordonnéesRepérer les numéros et adresses qui ne sont pas confirmés au dossier patient.
- Compter les absencesRelever les rendez-vous non honorés et les rapprocher des rappels envoyés.
- Tenir les préférences de contactEnregistrer le canal et les heures acceptés par chaque patient joint.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Doctolib
Je pars des rendez-vous pris sur Doctolib pour bâtir les rappels. - Weda
Je lis au dossier Weda le canal et les coordonnées confirmés. - Brevo
J'envoie les rappels par message sur le canal retenu au dossier. - Maiia
Je reprends les rendez-vous quand la structure travaille sur Maiia. - Doctena
Je traite les rendez-vous pris par Doctena quand il est en place. - Sarbacane
J'utilise Sarbacane pour les envois groupés de la structure. - Microsoft 365
Je tiens les consignes de préparation écrites par acte. - Dastra
Je respecte les préférences de contact enregistrées au registre.
Recrutez votre agent rappels patients
Un entretien d'embauche dans l'application, et il se met au travail chez vous.