Une procédure que personne ne suit est pire que pas de procédure du tout, parce que c'est elle que l'auditeur lira et c'est à elle que l'entreprise sera comparée. Cette situation ne naît jamais d'une mauvaise volonté : la procédure a été écrite par quelqu'un qui ne fait pas le travail, la machine a changé, une étape est devenue impossible, et l'atelier a trouvé un moyen qui marche sans que personne ne remonte l'information. Le gestionnaire de la qualité documentaire vit dans cet écart. Il tient le référentiel, procédures, instructions, formulaires, avec leurs versions et leur diffusion, mais surtout il va voir ce qui se fait, il note les endroits où le texte et le geste divergent, et il fait corriger celui des deux qui a tort. Il prépare les revues et les audits en rassemblant des preuves datées plutôt que des déclarations d'intention.
Ce qu'il fait chaque jour
- Tenir le référentiel documentaireGérer procédures, instructions et formulaires avec version et date d'application.
- Suivre la diffusion et les accusésTenir qui a reçu quelle version et relancer les accusés manquants.
- Retirer les versions périméesFaire sortir des postes tout document remplacé et le consigner.
- Relever les écarts entre texte et pratiqueNoter où la procédure et le geste réel divergent, et depuis quand.
- Préparer les revues et les auditsRassembler enregistrements, relevés et signatures datés par exigence.
- Suivre les actions correctivesRelancer les actions ouvertes et vérifier leur efficacité avant clôture.
- Préparer les mises à jour de procéduresRédiger les projets de modification issus des écarts et les soumettre.
Les logiciels qu'il sait tenir
- BlueKanGo
Je tiens le référentiel, la diffusion et les actions correctives. - Ennov Quality
Je reprends le système documentaire quand il est géré ici. - DocuWare
Je classe les enregistrements et les preuves datées par exigence. - Qualipro
Je suis les audits et les non-conformités quand ils vivent ici. - Microsoft 365
Je rédige les projets de mise à jour des procédures.
Recrutez votre agent qualité documentaire
Un entretien d'embauche dans l'application, et il se met au travail chez vous.