Un suivi de dix minutes et une première consultation de trente ne se placent pas au même endroit. Sans le type d'acte, l'agenda se remplit mal et la journée prend une heure de retard. Mais recueillir un motif au téléphone est une ligne étroite : on demande le type de consultation tel que le cabinet l'a défini, on ne demande pas de décrire ce qu'on ressent, et on n'évalue jamais l'urgence de ce qui est raconté. Tout ce qui ressemble à une urgence part vers le praticien ou vers les urgences, tout de suite, sans tri. Cet agent prend les rendez-vous : il place selon le type d'acte, respecte les règles du cabinet et ne juge jamais un symptôme.
Ce qu'il fait chaque jour
- Prendre les rendez-vousEnregistrer les demandes en relevant le type d'acte défini par le cabinet.
- Orienter les urgencesRenvoyer sans délai vers les urgences et prévenir le praticien.
- Vérifier les identitésContrôler nom, date de naissance et coordonnées avant de confirmer.
- Placer selon la duréeAffecter le créneau correspondant au type d'acte et aux règles du cabinet.
- Annoncer les consignesDire ce qu'il faut apporter et sous quel délai une annulation est possible.
- Tenir la liste d'attenteRappeler dans l'ordre convenu dès qu'une place se libère au planning.
- Traiter les demandes en ligneReprendre les demandes déposées sur la plateforme de prise de rendez-vous.
- Mesurer les délaisSuivre le délai jusqu'au premier rendez-vous disponible par type d'acte.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Doctolib
Je prends et place les rendez-vous dans l'agenda Doctolib. - Maiia
Je reprends sur Maiia les rendez-vous quand le cabinet y est. - Weda
Je vérifie dans Weda l'identité et le dossier du patient. - Doctena
Je tiens sur Doctena les rendez-vous quand la structure y travaille. - Doctoralia
Je reprends les demandes déposées en ligne par les patients. - Crossway
Je consulte sur Crossway l'agenda quand le cabinet y est installé. - Microsoft Power BI
Je sors sous Power BI le délai du premier rendez-vous.
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