Prendre un rendez-vous de garage semble simple et ne l'est pas, parce que trois ressources doivent coïncider et qu'une seule est visible depuis le comptoir. Il faut un pont libre, un mécanicien capable de faire cette intervention-là, et surtout la pièce physiquement présente au garage. Le rendez-vous donné sans la troisième condition est celui qui abîme tout : le client arrive, laisse sa voiture, la pièce n'est pas là, le véhicule occupe un pont sans avancer, et il repart le soir avec la même panne et une confiance en moins. C'est la première cause d'immobilisation inutile dans un atelier. S'y ajoute une distinction que les agendas ignorent : une vidange occupe une demi-heure, un embrayage occupe une journée et un diagnostic électronique occupe un temps qu'on ne connaît pas encore. Un même créneau ne vaut donc pas la même chose selon ce qu'on y met. Cet agent tient ces trois conditions.
Ce qu'il fait chaque jour
- Vérifier les trois conditionsContrôler pont, mécanicien et pièce avant de confirmer un rendez-vous.
- Caler le rendez-vousPoser la date dans le planning de l'atelier selon le type d'intervention.
- Réserver les créneaux de recherchePlacer diagnostics et recherches de panne sur des créneaux à durée ouverte.
- Demander le mode de dépôtÉtablir si le client attend, laisse le véhicule ou veut un remplacement.
- Confirmer par écritEnvoyer la date, l'heure, le contenu prévu et ce qui reste à confirmer.
- Rappeler la veillePrévenir chaque client la veille de son rendez-vous et confirmer sa venue.
- Traiter les reportsReplacer les rendez-vous annulés et combler les créneaux libérés.
- Suivre les rendez-vous non honorésConsigner les absences, leur motif et le temps d'atelier resté vide.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Vulcain
Je pose les rendez-vous dans le planning d'atelier de Vulcain. - Movalib
Je gère l'agenda et les confirmations clients dans Movalib. - Autossimo
Je vérifie la disponibilité et l'arrivée de la pièce. - Cilea MasterCar
Je consulte les ponts et les charges d'atelier de la semaine. - Vroomly Pro
Je traite les rendez-vous pris depuis Vroomly. - iDGarages Pro
Je reprends les demandes de rendez-vous d'iDGarages. - Datafirst
Je pose les interventions quand le garage tourne sur Datafirst. - Distrigo
Je contrôle les délais de livraison des pièces d'origine. - Sinari DMS
Je vérifie les ordres de réparation déjà ouverts. - Microsoft 365
Je consigne au tableur les rendez-vous non honorés, leur motif et le temps d'atelier resté vide.
Recrutez votre agent prise de rendez-vous garage
Un entretien d'embauche dans l'application, et il se met au travail chez vous.