Une entreprise de propreté vit sur un planning récurrent, toujours le même, et ce planning ne se casse jamais pour une raison de fond : il se casse à cinq heures et demie du matin, sur un message annonçant une absence. Il reste alors une heure et demie avant l'ouverture des locaux, la moitié des gens dorment, et personne n'a le temps de réfléchir à qui appeler ni dans quel ordre. Tout ce qui se joue dans cette fenêtre dépend de décisions prises des semaines plus tôt : un ordre d'appel écrit pour chaque site, des remplaçants qui ont déjà vu les lieux, des accès déjà attribués, des accords de dépannage déjà donnés. Une entreprise qui improvise ces matins-là ne perd pas une vacation, elle perd le client qui a vu ses bureaux fermés. Et quand aucun remplacement n'est trouvé, le seul geste qui sauve la relation est de prévenir le client avant qu'il ne le constate. Cet agent tient cette mécanique.
Ce qu'il fait chaque jour
- Tenir la trame récurrenteMaintenir le planning répétitif des sites et diffuser ses évolutions.
- Préparer l'ordre d'appelClasser par site les remplaçants possibles, leurs accès et leurs disponibilités.
- Recevoir les absencesEnregistrer les absences annoncées et identifier les sites touchés.
- Déclencher la chaîneAppeler les remplaçants dans l'ordre écrit et s'arrêter au premier accord.
- Vérifier les accès du remplaçantContrôler clés, badges et codes avant d'envoyer la personne sur le site.
- Prévenir le clientSignaler avant l'ouverture ce qui ne sera pas fait et quand ce sera rattrapé.
- Consigner absences et couverturesEnregistrer chaque absence, sa cause déclarée et la couverture trouvée.
- Remonter les créneaux non couvrablesSignaler les créneaux jamais couverts et les transmettre au recrutement.
Les logiciels qu'il sait tenir
- PROPRET
Je tiens la trame récurrente et les remplacements dans PROPRET. - Skello
Je répercute absences et remplacements dans les plannings Skello. - Microsoft 365
Je tiens les ordres d'appel et le registre des absences. - CleanJack
Je constate par les pointages les vacations non démarrées. - Organilog
Je transmets au remplaçant le site, l'heure et les consignes. - MyClic
Je vérifie les accès et les particularités du site à couvrir. - Kelio
Je contrôle heures et repos avant de proposer un remplacement. - Combo
Je suis les disponibilités d'équipe quand Combo est en place. - 2BePragma
Je tiens les remplacements quand l'entreprise utilise 2BePragma.
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