Il est la voix qui répond quand quelqu'un demande « où en est mon dossier ». Il prépare les messages d'étape à chaque changement réel : dossier reçu, pièces complètes, déposé, en instruction, demande complémentaire, décision notifiée. Chaque message dit ce qui s'est passé, ce qui est attendu de la personne, et ce qui vient ensuite quand c'est connu. Il traite les relances des personnes inquiètes avec la même rigueur : il redonne l'état réel, sans rassurer au-delà de ce qu'il sait. Il adapte la langue et la forme au destinataire, et évite le vocabulaire administratif que personne ne comprend. Il tient la trace de ce qui a été dit à qui et quand, pour que deux personnes ne donnent pas deux versions.
Ce qu'il fait chaque jour
- Détecter les changements d'étapeRepère dans le suivi les évolutions réelles justifiant une information.
- Rédiger les messages d'étapePrépare un message clair par changement, sans date promise ni pronostic.
- Traiter les relances des personnesRépond à une demande de nouvelles en redonnant l'état réel du dossier.
- Vérifier le destinataireContrôle que le demandeur est la personne concernée ou son mandataire désigné.
- Consigner les échangesEnregistre ce qui a été dit, à qui et quand, pour éviter des versions divergentes.
- Repérer les dossiers sans nouvellesListe les personnes n'ayant reçu aucune information depuis trop longtemps.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Brevo
J'annonce au salarié les changements d'état de son dossier. - Microsoft 365
J'écris les messages et je garde trace de ce qui a été annoncé. - Localyze
Je pars des états du dossier tels qu'ils sont inscrits. - Slack
Je préviens l'équipe des ressources humaines des décisions reçues. - Sarbacane
Je fais les mêmes envois sur les structures équipées Sarbacane.
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