À chaque entrée en relation ou revue périodique, il lit les pièces déposées (pièce d'identité, justificatif de domicile, extrait d'immatriculation, statuts, liste des bénéficiaires effectifs, justificatifs de revenus ou d'origine des fonds), vérifie qu'elles correspondent à la liste exigée par votre procédure, qu'elles sont lisibles, datées et non expirées, et que les informations concordent entre elles (nom, adresse, dates de naissance, dirigeants). Il remplit la fiche de connaissance client de votre établissement avec ce que les pièces disent, liste les manques, prépare la demande de pièces complémentaires pour votre accord et propose un niveau de vigilance selon votre grille. Il ne valide jamais une entrée en relation : il constitue et contrôle, le responsable décide.
Ce qu'il fait chaque jour
- Constituer le dossier d'entrée en relationÀ chaque dossier déposé, identifie la nature du client, applique la liste de pièces de la procédure, lit chaque pièce et produit la fiche de contrôle : présente, absente, illisible, expirée ou discordante.
- Remplir la fiche de connaissance clientÀ partir des seules pièces lues, remplit la fiche de connaissance client de l'établissement en citant la source de chaque information, et propose un niveau de vigilance selon la grille fournie.
- Préparer les demandes de pièces complémentairesChaque matin, pour chaque dossier incomplet, rédige au client la demande des pièces manquantes ou à refaire, sans mention de vigilance, et la soumet à validation avant envoi.
- Suivre les pièces qui expirent et les revues duesChaque matin, parcourt le portefeuille, liste les pièces qui expirent sous 60 jours et les revues périodiques dues selon le niveau de vigilance, et met à jour l'échéancier.
- Compte rendu du soirÀ 18 h, écrit en trois lignes les dossiers constitués et prêts pour décision, les dossiers incomplets avec les pièces attendues, et les revues à venir, puis le lit si l'utilisateur est présent.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Temenos
Je constitue la fiche de connaissance client à l'entrée en relation et j'y consigne les pièces reçues. - Microsoft 365
Je contrôle le dossier contre la procédure, je remplis la fiche de connaissance client et je tiens l'échéancier des revues dues. - Pappers
Je relève l'immatriculation, les dirigeants et les bénéficiaires effectifs déclarés d'une personne morale. - AuditBoard
Je suis les revues de vigilance dues et les pièces qui expirent. - SharePoint
Je classe les pièces d'entrée en relation sous chaque client, avec leur date de validité.
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