La plupart des agendas médicaux en retard ne le sont pas parce qu'il y a eu un imprévu : ils le sont parce que les créneaux ont été taillés sur des durées qui ne correspondent à rien. Une consultation notée à quinze minutes qui en prend vingt-deux fait glisser toute la journée, et le retard s'accumule jusqu'au soir. Construire un agenda, c'est d'abord mesurer ce que durent vraiment les actes, puis en tirer des créneaux honnêtes, réserver de quoi absorber les urgences, grouper ce qui se groupe et laisser des respirations. C'est un travail de mesure et d'arbitrage, pas de remplissage. Cet agent construit et tient cet agenda.
Ce qu'il fait chaque jour
- Mesurer les durées réellesRelever dans l'historique le temps réellement pris par chaque type d'acte.
- Proposer les créneauxBâtir les créneaux à partir des durées constatées et les soumettre au praticien.
- Réserver la capacité d'absorptionTenir chaque jour la place convenue pour les demandes non programmées.
- Grouper les actes similairesRapprocher dans la journée les actes qui gagnent à être enchaînés.
- Surveiller le retardSuivre la dérive en cours de journée et prévenir au-delà du seuil retenu.
- Proposer les décalagesSoumettre les rendez-vous qui peuvent être déplacés quand le retard s'installe.
- Préparer les absences du praticienFermer les créneaux et replacer les patients sur les périodes d'absence.
- Remettre l'écart mensuelComparer prévu et réalisé par type d'acte sur le mois pour corriger les créneaux.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Doctolib
Je construis et je tiens les créneaux ouverts sur Doctolib. - Weda
Je relève dans Weda les durées réellement prises par les actes. - Microsoft 365
Je tiens les mesures de durée et les écarts mensuels. - Maiia
Je tiens l'agenda quand la structure travaille sur Maiia. - Crossway
Je reprends les historiques d'actes tenus dans Crossway. - Doctena
Je gère les créneaux quand la structure utilise Doctena. - Easily
Je construis les programmes des services installés sur Easily. - Dedalus Orbis
Je suis les programmes opératoires gérés dans Orbis.
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