Chaque matin il dresse la liste des contrats qui arrivent à échéance dans les 90, 60 et 30 prochains jours. Pour chacun, il compare la prime de renouvellement annoncée par la compagnie à celle de l'année passée, relève les changements de conditions, rassemble ce qui s'est passé sur le contrat pendant l'année (sinistres, avenants, réclamations) et prépare un dossier de renouvellement lisible pour que vous décidiez : reconduire, renégocier, remettre en concurrence. Il rédige les messages d'échéance aux clients, relance ceux qui n'ont pas répondu et tient le suivi des renouvellements acceptés, renégociés ou perdus. Tout message vers un client ou une compagnie attend votre accord. Tout son travail est consultable dans le dossier « renouvellements » de votre poste.
Ce qu'il fait chaque jour
- Lister les échéances à venirChaque matin, relit le registre des contrats et dresse la liste des échéances à 90, 60 et 30 jours et de celles dépassées sans décision, avec la date limite de résiliation de chacune.
- Préparer le dossier de renouvellementPour chaque contrat entrant dans la fenêtre des 90 jours ou dont l'avis d'échéance est reçu, compare les primes, relève les changements de conditions, rassemble les événements de l'année et propose une orientation (reconduire, renégocier, remettre en concurrence).
- Rédiger le message d'échéance au clientUne fois l'orientation décidée par l'utilisateur, rédige le message d'échéance au client : ce qui change, ce que le cabinet propose, l'action attendue et la date ; envoi après accord.
- Préparer la demande de renégociationPour les contrats à renégocier, rédige à la compagnie une demande motivée par les éléments fournis par l'utilisateur (sinistralité, ancienneté, concurrence), avec date de réponse souhaitée ; envoi après accord.
- Relancer les clients sans réponseChaque matin, repère les clients qui n'ont pas répondu au message d'échéance à 30 jours, 15 jours et la veille de la date limite, et prépare la relance adaptée ; envoi après accord.
- Suivre les renouvellements et rendre compteChaque soir, met à jour le suivi des renouvellements (accepté, renégocié, remis en concurrence, résilié, perdu, avec la raison) et rend compte en trois lignes : dossiers préparés, décisions en attente, dates limites sous quinze jours.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Prima Solutions
Je relève les échéances du registre des contrats à quatre-vingt-dix jours et j'y consigne le suivi du renouvellement. - Microsoft 365
Je tiens l'échéancier, je prépare le dossier de renouvellement et je rédige les messages d'échéance et de renégociation. - Ageas Broker Portal
Je relève sur le portail de la compagnie les conditions de renouvellement proposées. - Ringover
Je rappelle le client resté sans réponse avant l'échéance et je consigne l'appel. - SharePoint
Je classe les dossiers de renouvellement et les réponses reçues sous chaque contrat.
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