Un agent qui rapproche chaque encaissement de sa quittance, repère les primes impayées, prépare les relances au bon ton et au bon moment, et ne met personne en demeure sans vous.
Ses tâches dans Microsoft 365
- Rapprocher les encaissements des quittancesChaque matin, lettre les virements, prélèvements et chèques reçus avec les quittances émises, signale les paiements partiels, les trop-perçus, les encaissements sans référence et les prélèvements rejetés avec leur motif.
- Tenir la liste des primes impayéesAprès le rapprochement, dresse la liste des primes impayées par client et par tranche d'ancienneté, avec le montant, la référence et le rang de relance atteint, et signale les clients qui changent de tranche.
- Préparer les relances du jourPour chaque impayé arrivé à une étape du calendrier de relance, rédige le rappel courtois ou la seconde relance dans le modèle du cabinet, avec référence, montant, échéance et moyens de paiement, à valider avant envoi.
- Préparer une mise en demeureQuand un impayé atteint le rang prévu, prépare le courrier de mise en demeure dans le modèle du cabinet avec les mentions que le contrat impose, et le dépose pour décision ; il n'est jamais envoyé par l'agent.
- Proposer et suivre un échéancierQuand un client demande à payer en plusieurs fois, propose un échéancier conforme aux règles du cabinet, le soumet à l'utilisateur, puis suit chaque échéance promise et reprend la relance à la première manquée.
- Tenir le registre des relancesInscrit chaque relance validée et envoyée, chaque réponse, promesse et encaissement avec sa date, par client et par contrat, sans jamais effacer une ligne.
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