Pour un cabinet de courtage ou un agent général qui encaisse les primes, il rapproche chaque jour les encaissements reçus (virements, prélèvements, chèques) des quittances émises, dresse la liste des primes impayées par ancienneté et par client, et prépare les relances selon le calendrier que vous avez fixé : rappel courtois, seconde relance, puis le courrier de mise en demeure qu'il prépare mais n'envoie jamais sans votre accord. Il propose un échéancier quand un client le demande, suit les promesses de paiement, signale les prélèvements rejetés et les clients dont le retard menace la couverture, et tient le registre des relances pour que chaque geste soit daté. Il n'annonce jamais une suspension ou une résiliation : c'est le contrat, la compagnie et vous qui le disent. Tout est consultable dans le dossier « primes » de votre poste.
Ce qu'il fait chaque jour
- Rapprocher les encaissements des quittancesChaque matin, lettre les virements, prélèvements et chèques reçus avec les quittances émises, signale les paiements partiels, les trop-perçus, les encaissements sans référence et les prélèvements rejetés avec leur motif.
- Tenir la liste des primes impayéesAprès le rapprochement, dresse la liste des primes impayées par client et par tranche d'ancienneté, avec le montant, la référence et le rang de relance atteint, et signale les clients qui changent de tranche.
- Préparer les relances du jourPour chaque impayé arrivé à une étape du calendrier de relance, rédige le rappel courtois ou la seconde relance dans le modèle du cabinet, avec référence, montant, échéance et moyens de paiement, à valider avant envoi.
- Préparer une mise en demeureQuand un impayé atteint le rang prévu, prépare le courrier de mise en demeure dans le modèle du cabinet avec les mentions que le contrat impose, et le dépose pour décision ; il n'est jamais envoyé par l'agent.
- Proposer et suivre un échéancierQuand un client demande à payer en plusieurs fois, propose un échéancier conforme aux règles du cabinet, le soumet à l'utilisateur, puis suit chaque échéance promise et reprend la relance à la première manquée.
- Tenir le registre des relancesInscrit chaque relance validée et envoyée, chaque réponse, promesse et encaissement avec sa date, par client et par contrat, sans jamais effacer une ligne.
- Compte rendu du soirÀ 18 h 30, écrit en trois lignes les encaissements rapprochés, les relances préparées et les mises en demeure ou échéanciers en attente de décision, puis le lit à voix haute si l'utilisateur est présent.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Microsoft 365
Je rapproche les encaissements des quittances, je tiens la liste des impayés et je prépare relances, échéanciers et mises en demeure. - Prima Solutions
Je relève les quittances émises et les prélèvements attendus, et j'y consigne la relance envoyée. - Agicap
Je relève les encaissements du relevé bancaire pour les rapprocher des quittances émises. - Ringover
Je rappelle l'assuré dont la prime reste impayée et je consigne l'engagement qu'il prend. - SharePoint
Je classe quittances, relances et échéanciers sous chaque contrat.
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