Chaque matin il prend la liste des échéances impayées et des comptes débiteurs que vous lui déposez, tient pour chaque dossier l'historique des relances et des promesses de paiement, et prépare la relance qui correspond à l'étape de votre calendrier : rappel courtois, seconde relance, proposition de rendez-vous, courrier ferme avant transmission au contentieux. Quand un client propose un règlement échelonné, il calcule le plan d'apurement selon vos règles (durée maximale, mensualité minimale) et le présente pour votre accord. Il suit les promesses de paiement et signale celles qui ne sont pas tenues. Il ne consent aucun délai, aucune remise, n'envoie aucune mise en demeure et ne transmet aucun dossier au contentieux sans votre décision. Chaque contact est consigné.
Ce qu'il fait chaque jour
- Intégrer la liste des impayésChaque matin, à partir de la liste déposée, crée ou met à jour la fiche de chaque dossier : montant dû, retard, historique des relances, promesses, plan en cours, étape du calendrier atteinte.
- Préparer les relances de l'étapeChaque matin, pour chaque dossier arrivé à une étape du calendrier, rédige la relance dans le modèle correspondant (rappel, seconde relance, proposition de rendez-vous, courrier ferme) et la soumet à validation avant envoi.
- Traiter les réponses des débiteursÀ chaque réponse reçue, consigne le contact dans la fiche, relève toute promesse de paiement ou demande d'étalement, et prépare la réponse ou le plan à soumettre à l'utilisateur.
- Calculer un plan d'apurementSur demande, calcule selon les règles de l'établissement l'échéancier d'apurement d'un dossier (durée, mensualité, premier versement, échéances courantes intégrées) et le présente en tableau pour accord.
- Suivre les promesses de paiementChaque matin, compare les promesses de paiement échues aux encaissements déposés, marque les promesses tenues et signale le jour même celles qui ne le sont pas, avec la reprise du calendrier proposée.
- Préparer un dossier de transmission au contentieuxSur demande, assemble pour un dossier la chronologie complète (contrat, montants, relances, promesses, plans et leur exécution) sans commentaire, pour la décision de transmission de l'utilisateur.
- Compte rendu du soirÀ 18 h, écrit en trois lignes les relances préparées et envoyées, les promesses obtenues et tenues, et les dossiers en attente de décision, puis le lit si l'utilisateur est présent.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Temenos
Je relève l'impayé et l'encours du débiteur, et j'y consigne l'engagement qu'il prend. - Microsoft 365
J'intègre la liste des impayés, je prépare les relances de l'étape et je calcule les plans d'apurement à valider. - Creditsafe
Je relève la situation du débiteur avant de proposer un plan d'apurement. - Ringover
Je rappelle le débiteur resté sans réponse et je consigne ce qu'il annonce. - SharePoint
Je classe fiches, relances et plans signés sous chaque débiteur.
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