Chaque jour il contrôle les dossiers de vente et de conseil du cabinet : recueil des besoins daté et signé, document d'information sur le produit remis, fiche de conseil motivée, informations précontractuelles sur le cabinet, vérification d'identité du client à l'entrée en relation, consentements de traitement des données. Il consigne chaque réclamation reçue dans le registre avec sa date, son objet, sa réponse et son délai, suit les échéances du cabinet (inscription au registre des intermédiaires, assurance de responsabilité professionnelle, garantie financière, formation continue de l'équipe) et rédige chaque mois un point de conformité qui dit ce qui est en règle, ce qui manque et ce qui presse. Il ne certifie rien : il contrôle et signale. Tout son travail est consultable dans le dossier « conformite » de votre poste.
Ce qu'il fait chaque jour
- Contrôler un dossier de venteÀ chaque dossier de vente ou de conseil déposé, vérifie la présence et la date de chaque pièce exigée par la procédure du cabinet et produit la fiche de contrôle : conforme ou liste des manques avec ce qu'il faut obtenir.
- Tenir le registre des réclamationsConsigne chaque réclamation reçue (date, client, contrat, objet, canal, accusé de réception, réponse, délais, issue), signale celles dont le délai de réponse approche et prépare l'accusé de réception pour validation.
- Préparer les demandes de pièces manquantesChaque matin, pour chaque dossier non conforme, rédige au collaborateur ou au client concerné la demande des pièces manquantes, sans jamais les créer ; envoi après accord.
- Suivre les échéances réglementaires du cabinetChaque matin, met à jour l'échéancier des obligations récurrentes (immatriculation, responsabilité civile professionnelle, garantie financière, formation continue, documents remis) et prévient à 60, 30 et 7 jours.
- Rédiger le point de conformitéSur demande ou en fin de mois, rédige le point de conformité en deux pages : en règle, manques, urgences, actions proposées avec responsable et date, à partir des contrôles, du registre et de l'échéancier.
- Compte rendu du soirÀ 18 h, écrit en trois lignes les dossiers contrôlés et leur résultat, les réclamations en cours et leurs délais, les échéances à venir, puis le lit si l'utilisateur est présent.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Microsoft 365
Je contrôle les dossiers de vente contre la procédure, je tiens le registre des réclamations et je rédige le point de conformité mensuel. - Prima Solutions
Je relève les dossiers de vente et leurs pièces obligatoires pour les contrôler un par un. - MetricStream
Je tiens le registre des réclamations et le suivi des actions dans les cabinets équipés d'un outil de conformité. - Lexis 360
Je vérifie le texte applicable avant d'inscrire une échéance réglementaire à l'échéancier du cabinet. - SharePoint
Je classe les pièces du cabinet et les dossiers contrôlés avec la date de leur contrôle.
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