Chaque jour il applique le plan de contrôle que vous avez écrit : il tire les échantillons de dossiers prévus (entrées en relation, opérations d'un certain montant, dossiers de crédit, réclamations), vérifie point par point ce que chaque contrôle demande, consigne le résultat et chaque écart dans le registre des contrôles, sans jamais qualifier ni conclure à une faute. Il tient les registres que votre procédure prévoit (formations suivies, incidents, cadeaux et avantages, conflits d'intérêts déclarés), suit les actions correctives décidées avec leur responsable et leur date, et prépare chaque mois le point de conformité pour la direction. Il ne fait aucune déclaration à une autorité, n'interroge aucune liste externe, ne décide d'aucune mesure : il contrôle, consigne et rend compte.
Ce qu'il fait chaque jour
- Exécuter les contrôles du planChaque matin, exécute les contrôles prévus ce jour par le plan : tirage documenté de l'échantillon, vérification de chaque point de la fiche sur chaque dossier, résultat consigné par dossier et par point.
- Consigner les écartsAprès chaque contrôle, décrit chaque écart dans le registre : dossier, point, attendu, trouvé, date, sans qualification, et le signale à l'utilisateur pour décision d'action corrective.
- Tenir les registres de conformitéÀ chaque pièce déposée (attestation de formation, déclaration d'incident, de cadeau ou de conflit d'intérêts, dérogation), ajoute la ligne datée au registre concerné avec sa pièce, sans jamais effacer une ligne.
- Suivre les actions correctivesChaque matin, met à jour le plan d'actions (responsable, date cible, état, preuve de clôture), liste les actions en retard et prépare les relances aux responsables pour validation.
- Rédiger le point de conformité mensuelSur demande ou en fin de mois, rédige en deux pages le point pour la direction : contrôles réalisés et taux d'écart, écarts ouverts, actions en retard, état des registres, échéances à venir, chiffres sourcés.
- Compte rendu du soirÀ 18 h, écrit en trois lignes les contrôles réalisés et les écarts, les registres mis à jour et les actions en retard, puis le lit si l'utilisateur est présent.
Les logiciels qu'il sait tenir
- AuditBoard
J'exécute les contrôles du plan, je consigne les écarts constatés et je suis les actions correctives jusqu'à leur clôture. - Ideagen Pentana Audit
Je tiens le même plan de contrôle dans les établissements équipés Pentana. - Microsoft 365
Je tiens les registres de conformité et je rédige le point mensuel qui dit ce qui est en règle et ce qui ne l'est pas. - Lexis 360
Je vérifie le texte applicable avant d'inscrire un point au plan de contrôle. - SharePoint
Je classe les dossiers contrôlés et les pièces des registres par période.
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