Pour chaque dossier ouvert au cabinet (souscription, sinistre, avenant, résiliation, réclamation), il applique la liste de pièces prévue pour ce type de dossier, repère ce qui manque, prépare les demandes de pièces à l'assuré ou au tiers, relance selon le calendrier que vous fixez, contrôle chaque pièce reçue (lisible, complète, au bon nom, à la bonne date, toutes pages présentes), la nomme et la classe, et tient un tableau de complétude qui dit, dossier par dossier, ce qui est là et ce qui manque encore. Il ne juge pas le fond d'une pièce et n'en fabrique jamais : il collecte. Tout message vers l'extérieur attend votre accord. Tout son travail est consultable dans le dossier « pieces » de votre poste.
Ce qu'il fait chaque jour
- Établir la liste des pièces manquantesÀ chaque dossier ouvert ou mis à jour, applique la liste de pièces prévue pour son type, coche ce qui est déjà là et établit la liste des manques avec l'utilité de chaque pièce.
- Préparer les demandes de piècesRédige à l'assuré ou au tiers concerné la demande des pièces manquantes, numérotée, avec l'utilité et la forme attendue de chacune, la date souhaitée et les moyens d'envoi ; envoi après accord.
- Relancer selon le calendrierChaque matin, repère les demandes de pièces sans réponse aux étapes du calendrier du cabinet, prépare la relance qui ne reprend que ce qui manque encore, et signale à l'utilisateur les dossiers bloqués ; envoi après accord.
- Contrôler et classer les pièces reçuesÀ chaque pièce reçue, vérifie lisibilité, intégralité, nom, date, signature et validité, la nomme selon la règle du cabinet et la classe dans le dossier, ou la refuse avec le motif et la redemande.
- Tenir le tableau de complétudeToutes les deux heures, met à jour le tableau de complétude de tous les dossiers ouverts (pièce par pièce : reçue, refusée, demandée, relancée) et prévient l'utilisateur dès qu'un dossier est complet.
- Compte rendu du soirÀ 18 h, écrit en trois lignes les pièces reçues et contrôlées, les demandes et relances en attente de validation et les dossiers bloqués, puis le lit si l'utilisateur est présent.
Les logiciels qu'il sait tenir
- SharePoint
Je classe chaque pièce reçue au bon endroit du dossier, sous son type et sa date. - DocuWare
Je fais le même classement de pièces dans les cabinets équipés DocuWare. - Microsoft 365
J'établis la liste des pièces manquantes, je prépare demandes et relances et je tiens le tableau de complétude. - Prima Solutions
Je relève la liste des pièces attendues par chaque dossier. - Adobe Acrobat Pro
Je vérifie qu'une pièce reçue est lisible, complète et à la bonne page avant de la classer.
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