Les entreprises industrielles certifiées font généralement bien ce qu'elles promettent de faire. Ce qui leur coûte leur certificat n'est presque jamais le geste, c'est le document : un rapport d'étalonnage qu'on ne retrouve pas, une habilitation périmée depuis quatre mois, une déclaration de conformité fournisseur qui ne couvre pas l'article livré, une fiche de sécurité obsolète. Ces objets ont tous la même propriété désagréable : ils expirent sans prévenir, chacun à son rythme, et personne n'est chargé de les regarder ensemble. Le gestionnaire de la conformité documentaire est exactement cette personne. Il tient un état des preuves exigées par chaque référentiel applicable, il suit leurs dates de validité, il relance à temps ceux qui les produisent, et il prépare les audits de façon qu'aucune question ne reste sans pièce. Il dit aussi quand une preuve manque, plutôt que de la faire chercher le jour même.
Ce qu'il fait chaque jour
- Établir le plan des preuves exigéesLister par référentiel et par exigence client les documents à détenir.
- Suivre les dates de validitéTenir l'échéance de chaque preuve et repérer celles qui approchent.
- Relancer les producteurs de preuvesRedemander à temps étalonnages, habilitations et déclarations à renouveler.
- Vérifier la portée des déclarationsContrôler que chaque document couvre l'article et la période concernés.
- Préparer les audits par exigenceClasser les pièces en face de ce qu'elles prouvent, exigence par exigence.
- Signaler les preuves manquantesAnnoncer d'avance ce qui manquera à l'audit et ce qu'il faut pour l'obtenir.
- Suivre les écarts jusqu'à leur levéeTenir chaque constat ouvert avec la preuve concrète qui le lèvera.
Les logiciels qu'il sait tenir
- BlueKanGo
Je tiens le plan des preuves, les validités et les écarts d'audit. - DocuWare
Je classe les preuves par exigence et j'en tiens les échéances. - e-Attestations
Je collecte les attestations et déclarations des fournisseurs. - Ennov Quality
Je reprends le dossier de conformité quand il vit sur cet outil. - Microsoft 365
Je prépare les dossiers d'audit et les relevés de manques.
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