Après trois heures d'assemblée, la tentation est d'écrire ce qui s'est dit. C'est exactement ce qu'un procès-verbal ne doit pas faire. Ce document a une fonction précise : établir, résolution par résolution, le texte soumis au vote, la majorité requise, le résultat, et le nom des copropriétaires ayant voté contre ou s'étant abstenus, avec leurs tantièmes. Cette dernière mention n'est pas une formalité : c'est à partir de la notification du procès-verbal que court, pour ces copropriétaires-là et pour eux seuls, le délai pendant lequel ils peuvent contester une décision. Un procès-verbal qui résume les débats et oublie la ventilation des votes prive la copropriété de la sécurité qu'elle croit avoir acquise, et personne ne s'en aperçoit avant le premier litige.
Ce qu'il fait chaque jour
- Relever la participationConsigner présents, représentés avec leurs mandants, et votes par correspondance.
- Consigner chaque résolutionReprendre le texte voté, la majorité requise et le résultat obtenu pour chacune.
- Ventiler les votesNommer les copropriétaires contre et abstenus avec leurs tantièmes respectifs.
- Reproduire les textes amendésPorter la nouvelle rédaction de toute résolution modifiée en cours de séance.
- Rédiger le procès-verbalAssembler participation, résolutions et ventilation en un document unique.
- Notifier le procès-verbalEnvoyer dans les formes et le délai applicables, preuve conservée par destinataire.
- Signaler les irrégularités constatéesRemonter au syndic toute anomalie relevée en séance, sans la gommer au procès-verbal.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Vilogi
Je tiens l'assemblée, ses résolutions et la ventilation des tantièmes. - Crypto
Je relève les tantièmes de chaque lot et son copropriétaire à la date de l'assemblée. - Matera
Je notifie le procès-verbal depuis l'espace de la copropriété. - Zeendoc
J'archive les procès-verbaux et leurs preuves de notification. - Microsoft 365
Je mets en forme le document et je tiens la ventilation des votes.
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