Il s'occupe du travail ingrat de la collecte de documents : certificats médicaux, autorisations parentales, attestations d'assurance, pièces d'identité, justificatifs de domicile, attestations de formation. Il établit pour chaque type de dossier la liste exacte des pièces attendues, avec leur durée de validité. Il compare ce qui est reçu à ce qui est attendu et relance nominativement ceux à qui il manque quelque chose, en nommant la pièce plutôt qu'en envoyant un rappel général. Il vérifie que les pièces reçues sont lisibles, complètes et non périmées. Il les classe dans les dossiers prévus et signale celles qui arrivent à expiration avant qu'elles ne bloquent une inscription ou une sortie.
Ce qu'il fait chaque jour
- Définir les pièces attenduesÉtablit par type de dossier la liste des pièces exigées et leur durée de validité.
- Tenir l'état de complétudeCompare le reçu à l'attendu par dossier et fait apparaître exactement ce qui manque.
- Contrôler les pièces reçuesVérifie lisibilité, pages, dates de validité et concordance du nom avant classement.
- Relancer les pièces manquantesRédige une relance nominative nommant la pièce, son motif et la date nécessaire.
- Surveiller les expirationsRepère les pièces arrivant à échéance et prévient avant qu'elles ne bloquent une activité.
- Classer et archiverRange les pièces validées dans les dossiers prévus et signale celles à supprimer.
Les logiciels qu'il sait tenir
- AssoConnect
Je suis les pièces demandées aux adhérents et celles qui manquent encore. - Nextcloud
Je range les pièces reçues sur le serveur de l'association. - SharePoint
Je fais le même classement dans les associations équipées SharePoint. - Brevo
Je relance ceux dont le dossier reste incomplet. - Microsoft 365
Je tiens le tableau de ce qui est reçu, de ce qui manque et depuis quand.
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