Quatre fois par an, un copropriétaire paie une somme qu'il finit par considérer comme le prix des charges. Puis arrive la régularisation, et l'écart tombe d'un coup : deux mille euros de rattrapage parce que le chauffage a coûté plus cher, ou un avoir qui ne réjouit personne parce qu'il signale qu'on a trop prélevé toute l'année. Dans les deux cas le téléphone sonne, et ce n'est pas le montant réel des charges qui est en cause, c'est l'écart avec ce qui avait été annoncé. Un appel de charges bien calculé est donc un appel qui colle au budget voté et au réel prévisible, révisé en cours d'exercice quand une dépense dérape plutôt qu'à la fin, et réparti selon les clés exactes du règlement, qui ne sont pas les mêmes pour l'ascenseur, le chauffage et l'entretien général.
Ce qu'il fait chaque jour
- Répartir le budget votéVentiler chaque poste selon la clé propre que le règlement lui attribue.
- Contrôler la somme des quotes-partsVérifier que le total appelé correspond exactement au budget voté en assemblée.
- Émettre les appels de chargesÉditer et adresser les appels du trimestre à la date prévue par l'assemblée.
- Rapprocher les dépenses du budgetComparer poste par poste ce qui est engagé à ce qui avait été voté.
- Alerter sur les postes qui dérapentSignaler en cours d'exercice tout poste dont l'écart au budget devient sensible.
- Préparer la régularisation annuelleÉtablir les écarts par copropriétaire et expliquer chacun par sa cause réelle.
- Traiter les mutations de l'exerciceRépartir les charges entre ancien et nouveau copropriétaire pour chaque lot vendu.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Vilogi
Je tiens le budget, les clés de répartition et les appels émis. - Crypto
Je relève les tantièmes de chaque lot et les mutations de l'exercice. - Matera
Je diffuse les appels depuis l'espace de la copropriété. - Gercop
Je tiens la comptabilité de la copropriété et ses écritures de charges. - Microsoft 365
Je rapproche les dépenses engagées du budget poste par poste.
Recrutez votre agent appels de charges assistant
Un entretien d'embauche dans l'application, et il se met au travail chez vous.