Entre huit et dix heures, un cabinet reçoit l'essentiel de ses appels, pendant que le praticien consulte. Les appels se ressemblent : un rendez-vous, un résultat, une ordonnance à renouveler, un certificat, et de temps en temps quelqu'un qui va mal. Le risque n'est pas le volume, c'est de traiter le dernier comme les autres. Un accueil téléphonique médical tient donc sur deux choses : répondre à tous, et reconnaître immédiatement ce qui ne relève pas de lui pour le faire remonter sans le juger. Cet agent tient l'accueil téléphonique : il répond, oriente, prend les messages complets et fait passer sans délai ce qui touche à un patient.
Ce qu'il fait chaque jour
- Prendre les appelsRépondre aux appels entrants et établir la nature de chaque demande.
- Passer au praticienTransmettre sans délai tout appel qui touche à l'état d'un patient.
- Orienter vers les urgencesRenvoyer vers le service d'urgence et accompagner l'appelant en ligne.
- Prendre les messagesNoter qui appelle, pour qui, quoi exactement et avec quel numéro.
- Traiter les demandes simplesRépondre sur horaires, accès, tarifs et documents à apporter.
- Transmettre les demandes d'ordonnancePasser au praticien les renouvellements demandés, sans jamais les accorder.
- Rappeler les patientsReprendre contact avec ceux dont le message attend une réponse.
- Mesurer les appelsSuivre volume, motifs et heures de pointe des appels reçus au cabinet.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Ringover
Je prends et trace sur Ringover les appels du cabinet. - Weda
Je vérifie dans Weda l'identité et le dossier avant tout élément. - Doctolib
Je place sur Doctolib les rendez-vous demandés au téléphone. - Aircall
Je reprends sur Aircall la téléphonie quand le cabinet y est. - Maiia
Je consulte sur Maiia l'agenda quand la structure y travaille. - Crossway
Je retrouve sur Crossway le dossier administratif du patient. - Microsoft Power BI
Je sors sous Power BI volumes, motifs et heures de pointe.
Recrutez votre agent accueil téléphonique médical
Un entretien d'embauche dans l'application, et il se met au travail chez vous.