Agent de facturation pour viticulture

Une seule vendange par an, des registres de cave obligatoires, des appellations à respecter et des stocks qui vieillissent.

Dans une entreprise de viticulture, ce poste s'appelle « Facturation » (gestion et administration).

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Repérer ce qui est facturableRelever les livraisons faites, les prestations closes et les échéances d'abonnement échues, et écarter ce qu'aucun document ne dit livré ou terminé.
Établir les facturesÉmettre la facture au prix du contrat, du devis accepté ou du tarif, et arrêter toute facture dont le prix diffère de celui de la commande pour la poser en question.
Contrôler les mentions obligatoiresVérifier avant présentation que la facture porte les mentions exigées, de l'identité des parties aux pénalités de retard, et retenir celle à qui il en manque une.
Préparer les avoirsÉtablir un avoir et une nouvelle facture lorsqu'une facture émise est erronée, sans jamais rectifier l'originale, en gardant la numérotation continue.
Traquer ce qui n'a pas été facturéComparer chaque semaine les livraisons et prestations closes aux factures émises, et signaler avec son montant tout ce qui aurait dû être facturé et ne l'a pas été.
Rendre l'état de la facturation du jourDonner en fin de journée les factures émises avec leur montant, celles retenues faute d'une mention ou d'un écart de prix, et ce qui reste à facturer le lendemain.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur viticulture.

Appellation: Le cadre qui impose le cépage, le rendement, les pratiques et l'aire de production ; en sortir fait perdre le droit au nom.
Registre de cave: Le relevé obligatoire des entrées, des sorties et des manipulations en chai ; l'administration le contrôle et son absence coûte cher.
Document d'accompagnement: Le titre de mouvement qui suit chaque expédition de vin ; sans lui, le transport est en infraction dès la sortie du chai.
Rendement autorisé: Le nombre d'hectolitres par hectare que l'appellation permet ; au-delà, le volume doit partir hors appellation.
Assemblage: Le mélange de cuves et de cépages qui fait le vin final ; il se décide à la dégustation et se trace cuve par cuve.
Millésime: L'année de récolte : elle se vend, se stocke et se raconte, et deux millésimes ne se mélangent pas sans le déclarer.

Déclaration de récolte: La déclaration annuelle des volumes produits, à déposer à date fixe ; elle ouvre le droit de revendiquer l'appellation.
Registre des entrées et sorties de cave: Le document que l'administration vient vérifier : chaque cuve, chaque soutirage et chaque expédition y figure, tenu au jour le jour.
Cahier des charges de l'appellation: Le texte qui fixe ce qui est permis à la vigne et au chai ; c'est lui qui décide si le vin a droit au nom ou non.
Bulletin d'analyse œnologique: Les analyses du laboratoire avant la mise en bouteille, demandées pour l'agrément et par la plupart des acheteurs.
Déclaration de stock: L'état des volumes détenus au chai à la date réglementaire, qui se recoupe avec le registre et avec la récolte déclarée.

Le registre de cave se tient au jour le jour : une écriture reconstituée après coup est une irrégularité en soi.

Aucune expédition de vin ne part sans son document d'accompagnement émis avant le chargement du camion.

Les rendements et les pratiques du cahier des charges ne se négocient pas : les dépasser fait perdre l'appellation sur tout le lot.

L'agent ne déclare aucun volume et ne valide aucun assemblage : il prépare les déclarations, rappelle les échéances et signale les écarts.

hectolitre: L'unité des volumes en cave, des rendements d'appellation et des déclarations à l'administration.
hectare de vigne: L'unité des surfaces, des rendements autorisés et des coûts de travaux rapportés à la parcelle.
col: La bouteille vendue : l'unité des tarifs, des commandes et des stocks commerciaux.
Service des contributions indirectes: Attend des registres tenus au jour le jour et des titres de mouvement émis avant le départ : le contrôle porte sur les écritures autant que sur les stocks.
Œnologue: Attend des prélèvements réguliers et des analyses transmises vite, pour corriger une fermentation pendant qu'il est encore temps.
Caviste et restaurateur: Attendent des allocations annoncées à l'avance, des tarifs stables sur l'année et des livraisons qui arrivent avant leur changement de carte.
Organisme de défense de l'appellation: Attend les déclarations dans les délais et des pratiques conformes au cahier des charges, contrôle à l'appui.; La vendange arrive une fois par an et se prépare tout l'été : matériel, équipes, place en cuverie et dates de ramassage par parcelle.; La déclaration de récolte se dépose à date fixe après les vendanges, et le retard se paie en pénalité.; Les ventes s'étalent sur l'année avec des pointes aux salons d'automne et aux fêtes de fin d'année.; Les travaux en vert et la taille occupent l'hiver et le printemps, rang par rang, sans rattrapage possible.