Gestionnaire documentaire pour vente de véhicules d'occasion

Stock qui se déprécie chaque mois, garantie légale à assumer et reprises à évaluer.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Tenir le référentiel des famillesMaintenir pour chaque famille documentaire la version qui fait foi, la durée de conservation fixée, son motif et le cercle des lecteurs autorisés, en marquant comme non fixées les familles dont la durée n'a pas été arrêtée.
Repérer les versions concurrentesDétecter les documents dont plusieurs versions coexistent sans qu'une soit identifiable comme la version de référence, et les lister avec leur emplacement et leur famille pour que le responsable désigne celle qui fait foi.
Contrôler les droits d'accès réelsComparer les personnes qui accèdent effectivement à chaque famille au cercle prévu par le référentiel et signaler au responsable du document tout accès qui le dépasse, sans modifier aucun droit.
Proposer les destructions échuesÉtablir la liste des documents dont la durée de conservation est dépassée, avec famille, date d'échéance et emplacement, et la soumettre au responsable sans jamais supprimer quoi que ce soit.
Consigner les destructions validéesInscrire au registre chaque destruction exécutée après validation, avec la date, la famille, le nom du validateur et la règle invoquée, dans un document qui ne s'efface ni ne se réécrit.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur vente de véhicules d'occasion.

Vocabulaire

Livre de police: Registre légal des véhicules entrés et sortis du stock, tenu sans blanc ni rature ; son absence suffit à sanctionner le négociant.
Déclaration d'achat: Formalité qui inscrit le véhicule au nom du professionnel sans carte grise à son nom, et lui permet de le revendre en l'état.
Cote: Valeur de marché du véhicule à son kilométrage et son état ; elle bouge chaque mois et décide de l'achat comme du prix d'affichage.
Garantie légale de conformité: Le vendeur professionnel en répond deux ans, même sur une occasion vendue sans garantie commerciale ; elle ne se contracte pas hors.
Historique: Relevé des entretiens, sinistres et kilométrages successifs ; un historique troué se paie par une décote immédiate à l'affichage.

Documents

Livre de police tenu à jour: Il retrace chaque entrée et chaque sortie avec les dates ; il se présente à tout contrôle et se tient sans interruption.
Déclaration d'achat: Elle doit être faite dans les quinze jours de l'acquisition ; sans elle, le véhicule ne peut pas être revendu régulièrement.
Bon de commande client: Il fixe le prix, l'état annoncé, la garantie accordée et la reprise éventuelle ; c'est la pièce qui protège en cas de litige.
Procès-verbal de contrôle technique: De moins de six mois à la vente à un particulier, il est remis au client et conditionne la validité de la transaction.

Règles

La garantie légale de conformité s'applique deux ans sur toute vente à un particulier et ne se supprime par aucune mention du bon de commande ; un vice caché se reprend.

Le livre de police est tenu sans blanc et la déclaration d'achat faite dans les quinze jours ; un véhicule non déclaré ne se revend pas régulièrement.

L'agent ne fixe aucun prix d'achat et ne publie aucune annonce sans validation : il prépare les fiches, relève les cotes du mois et signale les véhicules qui dorment, le négociant tranche.

Spécificités

jour de stock: Ancienneté du véhicule au parc ; chaque mois passé lui coûte une part de sa cote et rapproche la vente de la perte.
marge unitaire: Écart entre le prix de vente et le coût de revient préparation comprise ; c'est le seul chiffre qui dit si l'affaire était bonne.
acheteur particulier: Un véhicule conforme à l'annonce photo par photo, un contrôle technique récent et une réponse claire sur la garantie accordée.
vendeur particulier ou mandataire: Une offre de reprise tenue après l'essai, et un enlèvement avec les papiers faits le jour même de l'accord.
portail d'annonces: Des fiches complètes avec kilométrage, énergie et photos réelles ; une annonce incomplète est dépriorisée ou retirée.; La cote se révise chaque mois : un véhicule affiché au prix du mois dernier est déjà trop cher et ne génère plus d'appels.; Les annonces se rafraîchissent en continu parce que les portails classent par fraîcheur ; une annonce qui dort descend et cesse d'être vue.