Gestionnaire des dépenses pour transport fluvial de marchandises, sur Microsoft 365

Bateaux et convois qui portent vrac et conteneurs sur les fleuves et canaux : tonnage décidé par le gabarit et le tirant d'eau du jour, voyages réglés sur les écluses et les avis à la batellerie.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Enregistrer et instruire les demandes d'achatÀ chaque demande reçue, l'enregistre, vérifie politique et budget restant de la catégorie, prépare la fiche d'approbation avec un avis factuel et la soumet à l'approbateur désigné. Dans Microsoft 365.
Rapprocher les relevés de cartes d'entrepriseÀ chaque relevé déposé, rapproche chaque ligne d'un justificatif, pointe les lignes sans pièce ou hors politique, repère les doublons avec factures et notes de frais et prépare les demandes aux porteurs. Dans Microsoft 365.
Tenir le registre des abonnements et prévenir des renouvellementsChaque matin, met à jour le registre des contrats récurrents à partir des contrats et des prélèvements observés, prévient avant la fin de chaque préavis et signale les abonnements en double ou sans usage connu. Dans Microsoft 365.
Suivre la consommation du budgetChaque jour, met à jour par catégorie et par service le budget, l'engagé, le facturé et le restant, alerte à l'approche du seuil et liste les engagements sans facture au-delà du délai. Dans Microsoft 365.
Produire le tableau de bord mensuel des dépensesLe premier jour ouvré du mois, produit le tableau de bord : dix plus gros postes, écarts au budget par catégorie et service, abonnements à renouveler, anomalies et doublons, tendance sur douze mois. Dans Microsoft 365.
Compte rendu du soirÀ 18 h, écrit en trois lignes les demandes traitées et en attente, les alertes budget et les renouvellements proches, puis le lit à voix haute si l'utilisateur est présent.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur transport fluvial de marchandises.

Vocabulaire

Gabarit: Dimensions maximales des bateaux admis sur une voie, du Freycinet de 250 tonnes aux grands gabarits européens.
Tirant d'eau: Enfoncement du bateau chargé ; autorisé selon le niveau de l'eau, il fixe le tonnage réellement chargeable.
Tirant d'air: Hauteur libre sous les ponts, qui limite le nombre de couches de conteneurs.
Avis à la batellerie: Avis du gestionnaire de la voie annonçant chômages, arrêts, crues et restrictions de navigation.
Chômage: Fermeture programmée d'une voie ou d'une écluse pour travaux, qui interrompt la navigation.
Surestaries: Indemnités dues au bateau quand le chargement ou le déchargement dépasse le temps prévu au contrat.

Documents

Contrat de transport fluvial: Fixe marchandise, tonnage, quais, délais, prix et temps de planche pour chaque voyage.
Lettre de voiture: Accompagne la marchandise et décrit chargeur, destinataire, nature et tonnage.
Avis à la batellerie en vigueur: Contraintes de navigation de l'itinéraire, à lire avant chaque voyage.
Relevé de voyage: Heures de chargement, d'écluses, d'arrivée et de déchargement, base des surestaries.

Règles

Aucun bateau n'est chargé au-delà du tirant d'eau autorisé sur l'itinéraire.

Aucun voyage ne se prévoit sans lecture des avis à la batellerie en vigueur.

Aucun prix ni contrat n'engage la compagnie sans accord du responsable.

Spécificités

Tonne-kilomètre: Une tonne portée sur un kilomètre : mesure de l'activité du transport fluvial.
Équivalent vingt pieds: Unité de compte des conteneurs transportés sur les lignes fluviales.
Le chargeur: Attend un bateau au quai à la date prévue, un prix tenu et une information sur chaque aléa.
L'artisan batelier: Attend un fret rémunérateur, des temps de planche respectés et ses surestaries payées.
Le gestionnaire de la voie d'eau: Publie les avis à la batellerie, gère écluses et chômages et attend le respect des règles de navigation.
Le port fluvial ou maritime: Attribue quais et moyens de manutention et attend des arrivées annoncées.; Les basses eaux d'été et les crues d'hiver changent le tonnage chargeable et parfois arrêtent la navigation.; Les chômages pour travaux se concentrent sur des périodes annoncées par le gestionnaire de la voie.; La campagne céréalière d'été et d'automne fait la pointe d'activité du vrac agricole.