Assistant préparation visites pour transport fluvial de marchandises, sur Microsoft 365 ou HubSpot CRM

Bateaux et convois qui portent vrac et conteneurs sur les fleuves et canaux : tonnage décidé par le gabarit et le tirant d'eau du jour, voyages réglés sur les écluses et les avis à la batellerie.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Relire l'historique des comptes visitésReprendre les échanges précédents et les engagements pris de part et d'autre. Dans HubSpot CRM.
Vérifier l'état des comptesContrôler incidents, réclamations et factures en souffrance avant chaque visite.
Lister les sujets ouvertsÉcrire ce qui reste à traiter sur le compte, avec ce qui avait été promis et par qui. Dans HubSpot CRM.
Rassembler les documents utilesRéunir tarif, conditions et fiches produits, et signaler ce qui a changé depuis la dernière visite.
Construire la tournéeOrdonner les visites selon la géographie et les créneaux acceptés, avec des marges de route réalistes. Dans Microsoft 365 ou HubSpot CRM.
Signaler les journées impossiblesAlerter avant le départ sur les plannings trop serrés pour être tenus. Dans Microsoft 365.
Transmettre les dossiers de visiteRemettre au commercial la veille l'historique, les sujets ouverts et les documents rassemblés. Dans HubSpot CRM.
Récupérer les comptes rendusRelancer les commerciaux pour que chaque visite laisse une trace écrite au compte. Dans HubSpot CRM.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur transport fluvial de marchandises.

Vocabulaire

Gabarit: Dimensions maximales des bateaux admis sur une voie, du Freycinet de 250 tonnes aux grands gabarits européens.
Tirant d'eau: Enfoncement du bateau chargé ; autorisé selon le niveau de l'eau, il fixe le tonnage réellement chargeable.
Tirant d'air: Hauteur libre sous les ponts, qui limite le nombre de couches de conteneurs.
Avis à la batellerie: Avis du gestionnaire de la voie annonçant chômages, arrêts, crues et restrictions de navigation.
Chômage: Fermeture programmée d'une voie ou d'une écluse pour travaux, qui interrompt la navigation.
Surestaries: Indemnités dues au bateau quand le chargement ou le déchargement dépasse le temps prévu au contrat.

Documents

Contrat de transport fluvial: Fixe marchandise, tonnage, quais, délais, prix et temps de planche pour chaque voyage.
Lettre de voiture: Accompagne la marchandise et décrit chargeur, destinataire, nature et tonnage.
Avis à la batellerie en vigueur: Contraintes de navigation de l'itinéraire, à lire avant chaque voyage.
Relevé de voyage: Heures de chargement, d'écluses, d'arrivée et de déchargement, base des surestaries.

Règles

Aucun bateau n'est chargé au-delà du tirant d'eau autorisé sur l'itinéraire.

Aucun voyage ne se prévoit sans lecture des avis à la batellerie en vigueur.

Aucun prix ni contrat n'engage la compagnie sans accord du responsable.

Spécificités

Tonne-kilomètre: Une tonne portée sur un kilomètre : mesure de l'activité du transport fluvial.
Équivalent vingt pieds: Unité de compte des conteneurs transportés sur les lignes fluviales.
Le chargeur: Attend un bateau au quai à la date prévue, un prix tenu et une information sur chaque aléa.
L'artisan batelier: Attend un fret rémunérateur, des temps de planche respectés et ses surestaries payées.
Le gestionnaire de la voie d'eau: Publie les avis à la batellerie, gère écluses et chômages et attend le respect des règles de navigation.
Le port fluvial ou maritime: Attribue quais et moyens de manutention et attend des arrivées annoncées.; Les basses eaux d'été et les crues d'hiver changent le tonnage chargeable et parfois arrêtent la navigation.; Les chômages pour travaux se concentrent sur des périodes annoncées par le gestionnaire de la voie.; La campagne céréalière d'été et d'automne fait la pointe d'activité du vrac agricole.