Gestionnaire de dossiers pour transport exceptionnel et levage

Autorisations par itinéraire, escortes et fenêtres de circulation imposées.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Ouvrir les nouveaux dossiersÀ la réception d'un nouvel email ou d'une nouvelle entrée CRM, crée un dossier, identifie l'étape du parcours et liste les informations et pièces attendues à cette étape.
Vérifier la complétude des dossiers actifsChaque matin, parcourt les dossiers actifs, compare les pièces reçues à la checklist attendue pour l'étape en cours et signale ce qui manque.
Relancer les pièces manquantesPrépare une relance courtoise pour chaque pièce ou information manquante identifiée, adressée au bon interlocuteur, et la soumet à validation avant envoi.
Mettre à jour le CRMToutes les heures, reporte dans le CRM les informations nouvelles reçues par email ou par conversation, en consignant chaque changement de statut avec sa date et son motif.
Suivre les échéances de dossierChaque matin, vérifie l'agenda pour les échéances liées à un dossier et envoie un rappel suffisamment tôt pour qu'aucun délai ne soit dépassé.
Produire le reporting d'activitéChaque soir, compile le nombre de dossiers actifs, le taux de retard, le délai moyen de traitement et la complétude documentaire dans un tableau de synthèse.
Rédiger une synthèse ou un courrier de dossierSur demande vocale ou écrite, rédige une synthèse de dossier, un compte rendu ou un courrier de suivi à partir des informations consignées, dans le modèle de l'entreprise.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur transport exceptionnel et levage.

Vocabulaire

Autorisation de transport exceptionnel: Délivrée par l'administration pour un convoi et, selon la catégorie, pour un itinéraire donné : elle ne couvre que ce qui y est écrit.
Catégorie de convoi: Première, deuxième ou troisième selon les dimensions et la masse : elle décide du régime d'autorisation et de l'accompagnement requis.
Voiture pilote: Véhicule d'accompagnement obligatoire au-delà de certaines dimensions : il se réserve à l'avance et conditionne la date du convoi.
Abaque de charge: Tableau du constructeur qui donne la charge admissible selon la portée et l'angle : il n'y a aucune marge à prendre dessus.
Autorisation de conduite: Délivrée par l'employeur au grutier sur la base d'une formation, d'un examen médical et de la connaissance du site : elle est nominative.
Plan de levage: Étude préalable qui fixe la position de la grue, le calage, les élingues et la limite de vent : il se prépare avant, jamais sur place.

Documents

Autorisation de transport exceptionnel: À bord du convoi avec l'itinéraire autorisé : en sortir annule l'autorisation et engage la responsabilité en cas d'accident.
Registre de sécurité des appareils de levage: Consigne les vérifications générales périodiques et les réparations : son absence ou son retard interdit l'usage de l'appareil.
Plan de levage signé: Décrit la manœuvre, les charges, le calage et les conditions d'arrêt : il est opposable et protège autant le client que l'entreprise.
Autorisations de conduite des grutiers: Nominatives, elles reposent sur la formation et l'aptitude médicale ; elles se conservent et se présentent à l'inspection du travail.

Règles

Le convoi ne quitte pas l'itinéraire écrit sur l'autorisation : un détour improvisé annule la couverture et engage la responsabilité personnelle.

L'abaque de charge du constructeur est une limite et non une indication : aucun levage ne se fait au-delà, même de peu et même une seule fois.

Un levage s'arrête dès que le vent dépasse la limite fixée : l'immobilisation coûte toujours moins cher qu'une charge qui échappe.

Les vérifications périodiques des appareils de levage sont à jour et consignées : un appareil en retard de contrôle ne se met pas en service.

Spécificités

Tonnes-mètres: Produit de la charge par la portée : c'est l'unité qui dit ce qu'une grue peut réellement lever, bien mieux que son tonnage annoncé.
Mètres hors gabarit: Longueur, largeur et hauteur au-delà du gabarit routier : chaque dimension change la catégorie, l'itinéraire et l'accompagnement.
Vitesse du vent: Limite au-delà de laquelle le levage s'arrête : elle est donnée par le constructeur et ne se discute pas sur le chantier.
L'administration qui autorise: Instruit la demande sur des délais qui lui appartiennent : anticiper est la seule façon de tenir une date de chantier.
Le gestionnaire de voirie et d'ouvrages d'art: Vérifie la tenue des ponts et peut imposer un détour ou des conditions : son avis conditionne l'itinéraire autorisé.
Le chef de chantier client: Veut la grue à l'heure et sous-estime le temps de calage et de montage : la durée réelle s'annonce au devis, pas sur place.
Le grutier: Arrête la manœuvre dès que les conditions sortent du plan de levage : sa décision prime sur le planning et ne se discute pas.; L'autorisation se demande longtemps à l'avance : un convoi se prépare en semaines, et une date de chantier qui bouge oblige à tout reprendre.; Les convois circulent dans des fenêtres imposées, souvent de nuit et hors week-end : le planning du chantier doit s'y plier, pas l'inverse.; Le levage se décide le matin même sur la météo : un vent au-dessus de la limite arrête la manœuvre, quel que soit le coût de l'immobilisation.