Agent de réservation pour transport exceptionnel et levage

Autorisations par itinéraire, escortes et fenêtres de circulation imposées.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Recevoir et qualifier les demandes de réservationSurveille la boîte mail, le portail de réservation et les échanges en conversation, identifie chaque nouvelle demande, extrait la ressource souhaitée, la date, le nombre de participants et les contraintes, puis la classe par priorité et par type.
Vérifier les disponibilités et préparer les propositionsConsulte le calendrier partagé et le CRM pour vérifier la disponibilité réelle de la ressource demandée, prépare un créneau ou une alternative si nécessaire, et documente la proposition avant confirmation.
Confirmer la réservation et informer le demandeurUne fois la disponibilité vérifiée, inscrit la réservation dans le calendrier et le CRM, envoie la confirmation écrite au demandeur avec les détails pratiques (lieu, horaire, accès, contact).
Gérer les modifications et annulationsTraite les demandes de changement de créneau ou d'annulation, vérifie l'impact sur les personnes déjà informées, prépare la nouvelle communication et la soumet à validation avant tout envoi.
Envoyer les rappels et suivre les absencesChaque matin, envoie les rappels de réservation du jour et du lendemain, repère les absences non annoncées de la veille et prépare une relance courtoise avant toute mesure plus ferme.
Rendre compte de l'occupation des ressourcesEn fin de journée, compile les réservations confirmées, annulées et les absences du jour, met à jour le taux d'occupation des ressources et rédige un rapport de synthèse.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur transport exceptionnel et levage.

Vocabulaire

Autorisation de transport exceptionnel: Délivrée par l'administration pour un convoi et, selon la catégorie, pour un itinéraire donné : elle ne couvre que ce qui y est écrit.
Catégorie de convoi: Première, deuxième ou troisième selon les dimensions et la masse : elle décide du régime d'autorisation et de l'accompagnement requis.
Voiture pilote: Véhicule d'accompagnement obligatoire au-delà de certaines dimensions : il se réserve à l'avance et conditionne la date du convoi.
Abaque de charge: Tableau du constructeur qui donne la charge admissible selon la portée et l'angle : il n'y a aucune marge à prendre dessus.
Autorisation de conduite: Délivrée par l'employeur au grutier sur la base d'une formation, d'un examen médical et de la connaissance du site : elle est nominative.
Plan de levage: Étude préalable qui fixe la position de la grue, le calage, les élingues et la limite de vent : il se prépare avant, jamais sur place.

Documents

Autorisation de transport exceptionnel: À bord du convoi avec l'itinéraire autorisé : en sortir annule l'autorisation et engage la responsabilité en cas d'accident.
Registre de sécurité des appareils de levage: Consigne les vérifications générales périodiques et les réparations : son absence ou son retard interdit l'usage de l'appareil.
Plan de levage signé: Décrit la manœuvre, les charges, le calage et les conditions d'arrêt : il est opposable et protège autant le client que l'entreprise.
Autorisations de conduite des grutiers: Nominatives, elles reposent sur la formation et l'aptitude médicale ; elles se conservent et se présentent à l'inspection du travail.

Règles

Le convoi ne quitte pas l'itinéraire écrit sur l'autorisation : un détour improvisé annule la couverture et engage la responsabilité personnelle.

L'abaque de charge du constructeur est une limite et non une indication : aucun levage ne se fait au-delà, même de peu et même une seule fois.

Un levage s'arrête dès que le vent dépasse la limite fixée : l'immobilisation coûte toujours moins cher qu'une charge qui échappe.

Les vérifications périodiques des appareils de levage sont à jour et consignées : un appareil en retard de contrôle ne se met pas en service.

Spécificités

Tonnes-mètres: Produit de la charge par la portée : c'est l'unité qui dit ce qu'une grue peut réellement lever, bien mieux que son tonnage annoncé.
Mètres hors gabarit: Longueur, largeur et hauteur au-delà du gabarit routier : chaque dimension change la catégorie, l'itinéraire et l'accompagnement.
Vitesse du vent: Limite au-delà de laquelle le levage s'arrête : elle est donnée par le constructeur et ne se discute pas sur le chantier.
L'administration qui autorise: Instruit la demande sur des délais qui lui appartiennent : anticiper est la seule façon de tenir une date de chantier.
Le gestionnaire de voirie et d'ouvrages d'art: Vérifie la tenue des ponts et peut imposer un détour ou des conditions : son avis conditionne l'itinéraire autorisé.
Le chef de chantier client: Veut la grue à l'heure et sous-estime le temps de calage et de montage : la durée réelle s'annonce au devis, pas sur place.
Le grutier: Arrête la manœuvre dès que les conditions sortent du plan de levage : sa décision prime sur le planning et ne se discute pas.; L'autorisation se demande longtemps à l'avance : un convoi se prépare en semaines, et une date de chantier qui bouge oblige à tout reprendre.; Les convois circulent dans des fenêtres imposées, souvent de nuit et hors week-end : le planning du chantier doit s'y plier, pas l'inverse.; Le levage se décide le matin même sur la météo : un vent au-dessus de la limite arrête la manœuvre, quel que soit le coût de l'immobilisation.