Gestionnaire de dossiers pour transport et régie d'œuvres d'art, sur HubSpot CRM

Des œuvres prêtées, vendues ou exposées, emballées en caisses sur mesure et transportées en camions climatisés ou par avion, avec convoyeurs, constats d'état et papiers de biens culturels.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Ouvrir les nouveaux dossiersÀ la réception d'un nouvel email ou d'une nouvelle entrée CRM, crée un dossier, identifie l'étape du parcours et liste les informations et pièces attendues à cette étape. Dans HubSpot CRM.
Vérifier la complétude des dossiers actifsChaque matin, parcourt les dossiers actifs, compare les pièces reçues à la checklist attendue pour l'étape en cours et signale ce qui manque. Dans HubSpot CRM.
Relancer les pièces manquantesPrépare une relance courtoise pour chaque pièce ou information manquante identifiée, adressée au bon interlocuteur, et la soumet à validation avant envoi.
Mettre à jour le CRMToutes les heures, reporte dans le CRM les informations nouvelles reçues par email ou par conversation, en consignant chaque changement de statut avec sa date et son motif. Dans HubSpot CRM.
Suivre les échéances de dossierChaque matin, vérifie l'agenda pour les échéances liées à un dossier et envoie un rappel suffisamment tôt pour qu'aucun délai ne soit dépassé.
Produire le reporting d'activitéChaque soir, compile le nombre de dossiers actifs, le taux de retard, le délai moyen de traitement et la complétude documentaire dans un tableau de synthèse. Dans HubSpot CRM.
Rédiger une synthèse ou un courrier de dossierSur demande vocale ou écrite, rédige une synthèse de dossier, un compte rendu ou un courrier de suivi à partir des informations consignées, dans le modèle de l'entreprise.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur transport et régie d'œuvres d'art.

Vocabulaire

Caisse isotherme: La caisse sur mesure qui protège l'œuvre des chocs et des variations de température et d'humidité.
Convoyeur: Le représentant du prêteur qui accompagne l'œuvre et peut refuser une étape qui la met en danger.
Constat d'état: La description de l'état de l'œuvre au départ et à l'arrivée, établie par un régisseur ou un restaurateur.
Clou à clou: La garantie d'assurance qui couvre l'œuvre de son décrochage à son raccrochage.
Carnet ATA: Le document douanier d'admission temporaire utilisé pour les expositions hors de l'Union.
Navette: Le transport groupé régulier qui partage un camion entre plusieurs clients sur un même itinéraire.

Documents

Liste des œuvres: Elle donne pour chaque œuvre dimensions, poids, technique, valeur et exigences de conservation.
Licence ou certificat d'exportation: Exigé selon la catégorie et la valeur du bien culturel avant sa sortie du territoire.
Fiche de conditions du prêteur: Elle fixe caisse, climat, convoiement, temps d'acclimatation et horaires imposés.
Offre de transport: Elle chiffre caisses, emballage, transport, convoiement, douane et assurance demandée.

Règles

Aucun départ sans les documents d'exportation ou de douane requis pour chaque œuvre.

Aucune caisse ne s'ouvre avant le temps d'acclimatation fixé par le prêteur.

Itinéraires, horaires et valeurs ne se communiquent jamais à un tiers.

Spécificités

Caisse: L'unité d'emballage, de manutention et de chiffrage, dont les dimensions décident du véhicule.
Valeur agréée: La valeur d'assurance convenue avec le prêteur, qui fixe aussi les exigences de sûreté.
Mouvement: Un transport complet d'enlèvement à livraison, avec son dossier et sa facturation.
Les musées et leurs régisseurs: Ils fixent les exigences de conservation et attendent un respect scrupuleux des conditions de prêt.
Les galeries et maisons de ventes: Elles veulent un prix, une date tenue et des œuvres livrées en parfait état.
Les collectionneurs privés: Ils attendent la discrétion sur la valeur, l'itinéraire et leurs coordonnées.
Les assureurs spécialisés: Ils exigent véhicules suivis, escortes ou horaires selon la valeur assurée.; Les expositions se préparent des mois à l'avance et concentrent les mouvements à leur montage et démontage.; Les foires et ventes aux enchères créent des pointes d'activité courtes autour de leurs dates.; Les navettes régulières partent à jours fixes vers les grandes capitales de l'art.