Assistant RH pour transport et régie d'œuvres d'art

Des œuvres prêtées, vendues ou exposées, emballées en caisses sur mesure et transportées en camions climatisés ou par avion, avec convoyeurs, constats d'état et papiers de biens culturels.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Relever et classer les demandes du jourLire chaque message reçu sur la boîte RH, identifier l'auteur et sa demande réelle, la classer par famille, la rattacher au dossier du salarié et noter depuis quand elle attend.
Préparer les réponses courantesRédiger en brouillon la réponse aux demandes administratives courantes, y joindre le document attendu quand il peut être produit depuis les dossiers ouverts, et laisser le responsable RH relire et envoyer.
Remonter ce qui ne se traite pas par formulaireRepérer dans le flux les messages touchant à une situation personnelle, un conflit, un arrêt long ou un signalement, et les transmettre immédiatement au responsable RH dans les termes de leur auteur, sans classement ni résumé.
Tenir le tableau des demandes en coursMettre à jour l'état de chaque demande ouverte, calculer son ancienneté et faire remonter en tête celles qui dépassent cinq jours ouvrés sans réponse, quelle que soit leur nature.
Signaler les échéances qui approchentComparer les demandes en cours aux délais légaux ou conventionnels qui les encadrent et alerter le responsable RH avant qu'une échéance ne soit dépassée, en nommant la règle concernée sans en garantir l'application.
Rendre compte de la journéeÉcrire chaque soir ce qui est parti, ce qui attend une signature, ce qui traîne depuis plus de cinq jours et ce qui a été remonté sans être traité, en une page lisible par le responsable RH.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur transport et régie d'œuvres d'art.

Vocabulaire

Caisse isotherme: La caisse sur mesure qui protège l'œuvre des chocs et des variations de température et d'humidité.
Convoyeur: Le représentant du prêteur qui accompagne l'œuvre et peut refuser une étape qui la met en danger.
Constat d'état: La description de l'état de l'œuvre au départ et à l'arrivée, établie par un régisseur ou un restaurateur.
Clou à clou: La garantie d'assurance qui couvre l'œuvre de son décrochage à son raccrochage.
Carnet ATA: Le document douanier d'admission temporaire utilisé pour les expositions hors de l'Union.
Navette: Le transport groupé régulier qui partage un camion entre plusieurs clients sur un même itinéraire.

Documents

Liste des œuvres: Elle donne pour chaque œuvre dimensions, poids, technique, valeur et exigences de conservation.
Licence ou certificat d'exportation: Exigé selon la catégorie et la valeur du bien culturel avant sa sortie du territoire.
Fiche de conditions du prêteur: Elle fixe caisse, climat, convoiement, temps d'acclimatation et horaires imposés.
Offre de transport: Elle chiffre caisses, emballage, transport, convoiement, douane et assurance demandée.

Règles

Aucun départ sans les documents d'exportation ou de douane requis pour chaque œuvre.

Aucune caisse ne s'ouvre avant le temps d'acclimatation fixé par le prêteur.

Itinéraires, horaires et valeurs ne se communiquent jamais à un tiers.

Spécificités

Caisse: L'unité d'emballage, de manutention et de chiffrage, dont les dimensions décident du véhicule.
Valeur agréée: La valeur d'assurance convenue avec le prêteur, qui fixe aussi les exigences de sûreté.
Mouvement: Un transport complet d'enlèvement à livraison, avec son dossier et sa facturation.
Les musées et leurs régisseurs: Ils fixent les exigences de conservation et attendent un respect scrupuleux des conditions de prêt.
Les galeries et maisons de ventes: Elles veulent un prix, une date tenue et des œuvres livrées en parfait état.
Les collectionneurs privés: Ils attendent la discrétion sur la valeur, l'itinéraire et leurs coordonnées.
Les assureurs spécialisés: Ils exigent véhicules suivis, escortes ou horaires selon la valeur assurée.; Les expositions se préparent des mois à l'avance et concentrent les mouvements à leur montage et démontage.; Les foires et ventes aux enchères créent des pointes d'activité courtes autour de leurs dates.; Les navettes régulières partent à jours fixes vers les grandes capitales de l'art.