Agent de réservation pour transport de personnes — taxi

Licence attachée au véhicule, courses conventionnées avec l'assurance maladie et tarifs réglementés.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Recevoir et qualifier les demandes de réservationSurveille la boîte mail, le portail de réservation et les échanges en conversation, identifie chaque nouvelle demande, extrait la ressource souhaitée, la date, le nombre de participants et les contraintes, puis la classe par priorité et par type.
Vérifier les disponibilités et préparer les propositionsConsulte le calendrier partagé et le CRM pour vérifier la disponibilité réelle de la ressource demandée, prépare un créneau ou une alternative si nécessaire, et documente la proposition avant confirmation.
Confirmer la réservation et informer le demandeurUne fois la disponibilité vérifiée, inscrit la réservation dans le calendrier et le CRM, envoie la confirmation écrite au demandeur avec les détails pratiques (lieu, horaire, accès, contact).
Gérer les modifications et annulationsTraite les demandes de changement de créneau ou d'annulation, vérifie l'impact sur les personnes déjà informées, prépare la nouvelle communication et la soumet à validation avant tout envoi.
Envoyer les rappels et suivre les absencesChaque matin, envoie les rappels de réservation du jour et du lendemain, repère les absences non annoncées de la veille et prépare une relance courtoise avant toute mesure plus ferme.
Rendre compte de l'occupation des ressourcesEn fin de journée, compile les réservations confirmées, annulées et les absences du jour, met à jour le taux d'occupation des ressources et rédige un rapport de synthèse.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur transport de personnes — taxi.

Vocabulaire

Autorisation de stationnement: Licence attachée à une commune, qui donne le droit de stationner et de charger un client sur la voie publique : c'est elle qui fait le taxi.
Maraude: Droit de circuler et de stationner en quête de clients, réservé au taxi : le véhicule de transport avec chauffeur ne l'a pas.
Taximètre: Compteur horokilométrique plombé et vérifié périodiquement : il applique le tarif préfectoral et son relevé fait foi.
Tarif préfectoral: Tarifs fixés chaque année par arrêté : ils ne se négocient pas et s'affichent dans le véhicule, prise en charge comprise.
Transport conventionné: Course prescrite par un médecin et prise en charge par l'assurance maladie : elle suppose un conventionnement et une facturation propre.
Course d'approche: Trajet effectué pour rejoindre le client : selon les cas il se facture ou non, et c'est la première source de malentendu.

Documents

Autorisation de stationnement: Titre nominatif délivré par la commune : son exploitation effective est contrôlée, et une licence non exploitée peut être retirée.
Carte professionnelle de conducteur: Délivrée par la préfecture après examen, avec une validité à renouveler : sans elle, la conduite est une infraction.
Certificat de vérification du taximètre: Le compteur se vérifie périodiquement et porte un scellement : un taximètre non vérifié interdit purement et simplement l'exercice.
Prescription médicale de transport: Pièce qui ouvre la prise en charge par l'assurance maladie : sans elle, la course ne peut pas être facturée au tiers payant.

Règles

Seul le taxi peut prendre un client à la volée ou en stationnement : hors de ce droit, la course relève de la réservation préalable.

Le taximètre vérifié et scellé applique le tarif préfectoral : convenir d'un prix différent en cours de route est une infraction.

Une note est remise au client au-delà du seuil réglementaire et sur simple demande en deçà : elle n'est pas facultative.

Une course conventionnée suppose une prescription médicale valide : la facturer sans elle expose à un indu et à des sanctions.

Spécificités

Tarif horokilométrique: Le prix combine une prise en charge, une distance et un temps d'attente : c'est le compteur qui calcule, jamais le conducteur.
Course: Unité d'activité : le rendement se juge au nombre de courses et à la part de kilomètres chargés, pas au kilométrage total.
Kilomètres à vide: Distance parcourue sans client, approche comprise : c'est elle qui décide de la rentabilité d'une journée.
Le client de la course: Veut savoir le prix approximatif avant de monter : le tarif est réglementé, mais l'estimation reste une attente légitime.
Le patient d'un transport conventionné: A besoin d'être à l'heure à son rendez-vous médical et attend au retour : le planning se construit autour de ses soins.
La caisse d'assurance maladie: Rembourse sur pièces : une prescription manquante ou mal remplie fait rejeter la facturation, parfois des mois plus tard.
Le service de contrôle: Vérifie la licence, la carte professionnelle, le scellement du taximètre et l'affichage des tarifs, sur la voie publique.; Les heures de pointe, les départs de gare et d'aéroport et les sorties de soirée font l'essentiel des courses, sur des créneaux étroits.; Les courses conventionnées se planifient à l'avance et à horaires fixes : elles donnent un socle régulier que la maraude n'offre pas.; Les tarifs sont révisés chaque année par arrêté : l'affichage et le compteur se mettent à jour à la date fixée, pas après.