Assistant opérations pour transit et commissionnaire en douane

Déclarations douanières engageant la responsabilité, avances de droits et documents d'origine à réunir.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Relever et qualifier les demandes entrantesToutes les trente minutes, lit les nouvelles demandes (email, formulaire, veille navigateur) et les qualifie selon les critères fixés par l'utilisateur, en notant priorité, urgence et pièces manquantes.
Mettre à jour le CRMAprès chaque qualification ou action, met à jour le statut, la prochaine action et l'échéance du dossier dans le CRM, et journalise l'historique des échanges.
Préparer les actions d'exécutionPour chaque dossier qualifié comme prioritaire, prépare le brouillon de réponse ou le dossier à instruire (pièces à rassembler, documents à compléter) et le dépose pour validation.
Relancer les dossiers en attenteChaque matin, repère les dossiers sans réponse depuis le délai fixé, prépare la relance adaptée au nombre de rappels déjà envoyés et la soumet à validation avant envoi.
Veille des opportunitésDeux fois par jour, consulte les sites et pages que l'utilisateur a désignés pour repérer de nouvelles opportunités ou appels, et les ajoute au pipeline en attente de qualification.
Rapport d'activité hebdomadaireChaque vendredi, rédige un rapport clair sur les volumes traités, les dossiers en attente, les dossiers bloqués et leur raison, à partir du CRM et du journal de la semaine.
Compte rendu du soirÀ 18 h 30, résume en trois lignes ce qui a été fait, ce qui attend une décision et ce qui bloque, et le lit à voix haute si l'utilisateur est présent.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur transit et commissionnaire en douane.

Vocabulaire

Représentation indirecte: Le représentant déclare en son propre nom : il devient codébiteur de la dette douanière, et un redressement le vise directement.
Position tarifaire: Code de nomenclature qui commande le droit, la TVA et les restrictions : une erreur de classement se paie des années plus tard, avec intérêts.
Origine préférentielle: Origine qui ouvre droit à un taux réduit sous accord : elle se prouve par un document, jamais par la provenance du camion.
Crédit d'enlèvement: Facilité qui permet de retirer la marchandise avant paiement des droits : elle suppose une garantie et engage la trésorerie du transitaire.
Numéro d'identification de l'opérateur: Identifiant unique de l'entreprise auprès de la douane : sans lui, aucune déclaration ne peut être déposée en son nom.
Contrôle a posteriori: La douane peut revenir sur des déclarations plusieurs années après : les pièces justificatives se conservent en conséquence.

Documents

Déclaration en douane: Engage celui qui la dépose sur la valeur, l'origine et le classement : une mention inexacte est une infraction, même de bonne foi.
Preuve d'origine: Document qui ouvre le taux préférentiel : sans elle, le droit plein s'applique et le client le découvre au moment de la facture.
Mandat de représentation: Précise si la représentation est directe ou indirecte : c'est ce document qui dit qui paiera en cas de redressement.
Dossier justificatif conservé: Factures, contrats, preuves d'origine et documents de transport : ils se conservent pendant toute la durée du droit de reprise.

Règles

En représentation indirecte, le représentant est codébiteur de la dette douanière : accepter ce mandat, c'est accepter de payer un redressement.

Le classement tarifaire et l'origine se justifient par des pièces, jamais par l'habitude : une position reprise d'un dossier ancien n'est pas une preuve.

Les justificatifs se conservent pendant toute la durée du droit de reprise : un dossier incomplet se retourne contre le déclarant.

Une déclaration ne se dépose pas sur des informations incomplètes : mieux vaut retarder que déclarer une valeur ou une origine invérifiée.

Spécificités

Position tarifaire: Code à huit ou dix chiffres : c'est l'unité de base du métier, dont découlent le droit, la TVA et les formalités exigées.
Valeur en douane: Base de calcul des droits, qui n'est pas toujours le prix facturé : les frais à ajouter ou à déduire font toute la différence.
Années de conservation: Durée pendant laquelle les justificatifs restent accessibles : elle se compte en années, et un dossier perdu se paie comptant.
L'importateur client: Veut un dédouanement rapide et ignore ses obligations : c'est au transitaire de lui demander les pièces avant l'arrivée.
L'administration des douanes: Contrôle le classement, la valeur et l'origine, sur pièces et parfois des années après : elle attend des justificatifs, pas des explications.
Le transporteur maritime ou aérien: Livre les documents de transport et impose ses délais de magasinage : passé un délai, les frais de stationnement courent vite.
Le service comptable du client: Doit retrouver la TVA avancée et les droits payés dossier par dossier : une facture sans référence de déclaration est intraçable.; Les déclarations se déposent au rythme des arrivées : un bateau ou un vol qui arrive de nuit se déclare avant l'ouverture des bureaux.; Les échéances de paiement des droits et de la TVA tombent à date fixe : la trésorerie avancée se récupère ensuite, parfois avec du retard.; Un contrôle a posteriori porte sur des années : le dossier constitué aujourd'hui sera relu bien après que tout le monde l'aura oublié.