Secrétaire administratif pour soutien scolaire et école de langues

Des familles et des apprenants à placer au bon niveau, des enseignants vacataires à affecter par matière et par secteur, et des heures à faire financer.

Dans une entreprise de soutien scolaire et école de langues, ce poste s'appelle « Secrétariat et accueil des familles » (commercial et devis).

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Relever et classer le courrierToutes les trente minutes, lit les nouveaux emails et messages WhatsApp, les classe par catégorie, extrait expéditeur, objet, montant et échéance, et range les pièces jointes dans le dossier correspondant.
Préparer les réponsesPour chaque message qui attend une réponse, rédige un brouillon complet dans le ton de l'entreprise et le dépose pour validation ; envoie après accord.
Tenir l'agenda et rappeler les rendez-vousPropose des créneaux aux demandes de rendez-vous, inscrit les rendez-vous confirmés, envoie un rappel la veille à 18 h aux participants et prévient l'utilisateur des chevauchements.
Relancer les factures impayéesChaque matin, compare les factures émises aux paiements reçus, prépare les relances dues selon le calendrier de relance et les soumet à validation ; la mise en demeure n'est jamais envoyée sans accord.
Rédiger un courrier ou un compte renduSur demande vocale ou écrite, rédige courriers, attestations, convocations, comptes rendus de réunion à partir des notes ou de l'enregistrement fournis, dans le modèle de l'entreprise.
Compte rendu du soirÀ 18 h 30, écrit en trois lignes ce qui a été fait, ce qui attend une décision et ce qui bloque, puis le lit à voix haute si l'utilisateur est présent.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur soutien scolaire et école de langues.

Vocabulaire

Bilan pédagogique: Premier échange qui situe l'élève : classe, matières, difficultés, objectif et disponibilités.
Test de positionnement: Évaluation d'entrée qui situe un apprenant en langues sur l'échelle du cadre européen, compétence par compétence.
Cadre européen commun de référence: Les six niveaux A1 à C2 qui servent au placement, aux objectifs et aux attestations en langues.
Crédit d'impôt des services à la personne: Avantage fiscal ouvert aux cours à domicile ; il réduit le reste à charge des familles.
Avance immédiate: Déduction du crédit d'impôt au moment du paiement, possible si la famille l'a acceptée.
Feuille d'émargement: Preuve de présence séance par séance, exigée par les financeurs de la formation.

Documents

Devis de formule: Nombre d'heures, prix horaire, frais et reste à charge après crédit d'impôt.
Fiche de cours: Rédigée par l'enseignant après chaque séance : notions travaillées, difficultés, travail donné.
Attestation fiscale annuelle: Remise aux familles pour leur déclaration de revenus, elle reprend les sommes payées.
Attestation de niveau: Établie par le formateur à l'issue d'une session de langues, elle situe l'apprenant sur le cadre européen.

Règles

Aucune note ni aucun résultat d'examen ne se promet à une famille ou à un apprenant.

Aucun enseignant n'intervient auprès d'un mineur sans dossier complet et vérifié.

L'avance immédiate du crédit d'impôt ne s'active qu'avec l'accord écrit de la famille.

Spécificités

heure de cours: L'unité de vente, de planning et de paie des enseignants.
niveau du cadre européen: L'unité de placement et de progression en langues, de A1 à C2.
Familles: Attendent un enseignant fiable, des progrès visibles et un point régulier sans jargon.
Élèves et apprenants: Attendent des cours adaptés à leur niveau et à leur objectif, à des horaires tenables.
Enseignants et formateurs vacataires: Attendent des cours proches de chez eux, un planning stable et une paie à l'heure.
Financeurs de la formation: Attendent des émargements complets et des attestations conformes avant de payer.; Les inscriptions se concentrent à la rentrée et après les premiers bulletins trimestriels.; Les stages intensifs remplissent les vacances de printemps, avant le baccalauréat et le brevet.; Les sessions de langues s'ouvrent par trimestre, avec leurs certifications à date fixe.